ประชุมครึ่งวัน แต่ไม่รู้ทำไปทำไม? 5 Meeting Hack ช่วยชาวออฟฟิศให้ไม่เสียเวลาชีวิต!
ในโลกออฟฟิศ มีสัตว์ประหลาดที่กินเวลาชีวิตคนทำงานไปมากกว่าที่คิด มันชื่อว่า “Meeting” บางตัวกินไป 30 นาที บางตัวโหดหน่อย กินไปครึ่งวัน และบ่อยครั้งพอจบก็ไม่มีใครรู้ว่าประชุมไปเพื่ออะไร…
วันนี้ FinSpace เลยมี “Meeting Hack” ที่ช่วยให้ชาวออฟฟิศเอาชนะสัตว์ประหลาดตัวนี้ได้มาฝากกัน
1. เริ่มประชุมด้วย Why
ก่อนเข้าห้องประชุมหรือกด Join Meeting ลองถามตัวเองและทีมว่า “เรามาทำอะไรที่นี่?” ถ้าเป้าหมายคืออัปเดตงาน ให้กำหนดเวลาและหัวข้อชัดเจน จะได้ไม่กลายเป็นวงเวียนพูดวน ถ้าเป็นประชุมที่ทำเพราะเป็นเวลาประจำ ให้ลองย่นเวลา หรือเลื่อนออกไป เพราะเวลามีค่าเกินกว่าจะเสียไปกับสิ่งที่ส่งเมลแทนได้
2. ตั้งเวลาเดดไลน์ให้ทุกการประชุม
กำหนดเวลาให้ชัดเจน เช่น ประชุมนี้ต้องจบใน 30 นาที เพราะถ้าไม่กำหนดเวลา คุณจะได้เห็น “ประชุมกินเวลา” คนพูดเยอะ คนฟังยาว จบแล้วก็สงสัยว่าประชุมไปทำไม ประชุมสั้น กระชับ แต่ได้ผลลัพธ์จริง ดีกว่าประชุมยาวแล้วหมดแรง
3. คัดคนเข้าห้องประชุมเหมือนคัดนักแสดง
ไม่ใช่ทุกคนต้องเข้าประชุม บางครั้งมีเก้าอี้เหลือก็ไม่จำเป็นต้องชวนคนมาเพิ่ม ดึงแค่คนที่มีบทพูดหรือต้องตัดสินใจจริง ๆ เข้ามา เพราะถ้าลากทุกคนมา ทั้งห้องก็จะเต็มไปด้วยคนพยักหน้าเงียบ ๆ รอเวลาเลิก
4. ประชุมด้วย Action ไม่ใช่แค่ Opinion
การถามความเห็นจากทีมเป็นเรื่องดี ช่วยให้ได้มุมมองหลากหลาย แต่ระวังอย่าให้กลายเป็นลูปไร้จุดสิ้นสุด แทนที่จะคุยวนว่า “คิดยังไง” นานเกินไป ให้โฟกัสที่ “แล้วเราจะทำอะไรต่อ” เพราะความเห็นช่วยเปิดทาง แต่ Action คือสิ่งที่ทำให้เราไปถึงปลายทางจริง ๆ
5. ส่งสรุป + Next Step ใน 5 นาทีหลังจบ
เพื่อไม่ให้การประชุมกลายเป็นแค่ความทรงจำ ส่งโน้ตสรุปสั้น ๆ พร้อม Next Step ว่าใครต้องทำอะไรต่อหลังจบประชุมภายใน 5 นาที เหมือนใส่กุญแจล็อกผลลัพธ์ ไม่ให้เวลาที่เสียไปสูญเปล่า
ถ้าไม่รู้ว่าประชุมไปทำไม ก็อย่าประชุม! แต่ถ้าจำเป็นจริง ๆ จัดเวลาประชุมสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ประหยัดเวลาชีวิตเอาไว้ทำงานจริง และอย่าลืมโฟกัสที่ Action ให้ทุกคนลุกจากโต๊ะพร้อมแผนชัดเจน
เพราะประชุมที่ดี ควรเป็นตัวเร่งโปรเจกต์ให้เดินหน้า ไม่ใช่ตัวถ่วงให้ทุกคนกลับบ้านช้าแบบเซ็ง ๆ
ติดตามบทความอื่น ๆ อีกมากมายได้ที่ www.finspace.co
ติดตามเรื่องราวการเงินที่จะมาตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ที่เป็นคุณก่อนใครได้ที่
Facebook : FinSpace
Instagram : http://bit.ly/2