【職場技能】郵件10大NG行為令人覺得沒禮貌！2分鐘學懂職場英文Email格式
身為上班族，難免會與上司、客戶以email溝通，然而，一封寫得不好的email，如措詞不禮貌，或長篇大論卻還是辭不達意的email，只會令對方感到惱火。究竟哪些email地雷是需要避開呢？以下為大家整理了10大最令收件者困擾的行為，以及準備了email格式範例。
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寫email的10大雷點：
1/ 收件者的名字拼寫錯誤
2/ 在電子郵件中使用表情符號或笑臉
3/ 在電子郵件中用暱稱稱呼某人
4/ 在電子郵件中加入GIF或迷因圖像
5/ 過度使用驚嘆號
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6/ 副本或密件副本給經理
7/ 使用諸如「最近怎麼樣」之類的非客製化的問候語
8/ email的開頭沒有說「Hi」或「你好」
9/ 在電子郵件中使用不必要的雙關語
10/ 電子郵件的最後沒有寫上寄件者的姓名
以上寫email的NG事項，大致上可以歸納成不該犯的低級錯誤，例如對方的姓名，或是放在工作場合中不夠正式的表達方法，像是置入迷因或雙關語，其實對多數上班族來說，只要撰寫過程稍加注意，就可以輕鬆避開這些誤區。
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英文Email完整格式
以下為大家準備了英文email格式範例，打工仔只要跟著格式撰寫、內容這樣寫最正確！
一、信件主旨（Subject Line）
讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」，例如：
Requesting information about X（請對方提出有關X的資訊）
二、開頭稱呼語（Greeting）
寫給同事：Hi / Hello 加上對方的名字（first name），例如：
Hi John / Hello Tammy
寫給上司：Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏（last name/surname）∕ 職位 ∕ 全名，例如：Dear Mr. Lau
如果不知道收件者的性別：
To Whom It May Concern
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三、介紹自己（Identification of self）
如果與收件者不熟，或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式，在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係，例如：
My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.（我叫 Jamie Smith，我們上週在X大學的會議中見過面）
四、解釋寫信目的（Reason for email）
比較正式的常用句型為「I am writing to X」
五、解釋情況、需求（Describe situation）
這部分的長度因情況而異，記得盡量簡單、清楚地告知自己的情況或需求，讓對方快速了解；另外，建議段落的第一句話用主題句（Topic Sentence），簡單解釋該段的重點和內容，可以幫助收信者快速閱讀，抓到每段的重點。
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六、解釋後續規劃（Action Plan）
解釋完自己的情況、需求後，如果有需要收信人的協助：「I would be more than happy to meet at your convenience.（希望能在你方便的時間見面）」
七、結論語句（Closing line）
寫完信件內容後，通常會請對方回覆自己的想法或問題，例如：
If you require any further information, feel free to contact me.（如果你需要任何進一步的信息，請隨時與我聯繫）
I’m looking forward to your reply（我很期待收到你的聯絡）
八、結尾用語（Sign-off）
email結尾的常見用語：
正式Email（寫給上司），例如：Yours sincerely, ∕ Sincerely, 或 Best regards,
非正式Email，例如：Cheers, （除了「乾杯」外，這個詞也有「謝謝」的意思）或 Best, （為 “Best Regards,” 的簡稱，但比較沒有距離感）
Text：TopBeauty Editorial
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