【職場技能】提升秘書與Admin技能！2分鐘學懂職場英文Email格式 + Excel快捷鍵教學
在一間公司裡，一定會有秘書或Admin這個職位，前者主要是負責老闆所有的事務，包括記錄、行程、接待、為安排開會、老闆沖咖啡等等，有點像老闆的「保姆」；而後者則是負責處理辦公室的事務，例如訂零食、管理辦公室用品和設備、維護辦公室環境、接待等等。無論是秘書或是Admin，兩者的工作性質有點相同，都是需要文書處理，最基本的就是要懂得用Excel、寫email。只要好好掌握這兩個技巧，讓你工作無難度！
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Excel快捷鍵
文件操作
1. 創建新檔案
Mac Command + N
Windows Ctrl + N
2. 打開文件
Mac Command + O
Windows Ctrl + O
3. 打印
Mac Command + P
Windows Ctrl + P
4. 保存
Mac Command + S
Windows Ctrl + S
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常規操作
1. 打開幫助文檔
Mac Command + /
Windows F1
2. 恢復上一步操作
Mac Command + Y
Windows Ctrl + Y
3. 撤銷上一步操作
Mac Command + Z
Windows Ctrl + Z
4. 切換分頁
Mac Option + 向左鍵 / 向右鍵
Windows Ctrl + Pageup / Pagedown
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快速輸入與編輯
1. 輸入當前日期
Mac Command + ；
Windows Ctrl + ；
2. 輸入當前時間
Mac Command + Shift +；
Windows Ctrl + Shift +；
3. 插入新的工作表
Mac Fn + Shift + F11
Windows Shift + F11
4. 完成輸入向下移動一個
Mac Enter
Windows Enter
5. 完成輸入向上移動一格
Mac Shift + Enter
Windows Shift + Enter
6. 向下填充
Mac Command + D
Windows Ctrl + D
7. 向右填充
Mac Command + E
Windows Ctrl + E
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快速選取數據區域
1. 全選
Mac Command + A
Windows Ctrl + A
2. 選擇連續區域
Mac Shift + 鼠標點擊
Windows Shift + 鼠標點擊
3. 選擇多個不連續區域
Mac Command + 鼠標點擊
Windows Ctrl + 鼠標點擊
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各式操作
1. 字體加粗/取消加粗
Mac Command + B
Windows Ctrl + B
2. 斜體字
Mac Command + I
Windows Ctrl + I
3. 下劃線
Mac Command + U
Windows Ctrl + U
4. 打開數字各式窗口
Mac Command + 1
Windows Ctrl + 1
5. 加上外邊框
Mac Option + Shift + &
Windows Ctrl + Shift + &
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英文Email完整格式
以下為大家準備了英文email格式範例，只要跟著格式撰寫、內容這樣寫最正確！
一、信件主旨（Subject Line）
讓收件者「在最短時間內了解這封信的目的」，例如：
Requesting information about X（請對方提出有關X的資訊）
二、開頭稱呼語（Greeting）
寫給同事：Hi / Hello 加上對方的名字（first name），例如：
Hi John / Hello Tammy
寫給上司：Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏（last name/surname）∕ 職位 ∕ 全名，例如：Dear Mr. Lau
如果不知道收件者的性別：
To Whom It May Concern
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三、介紹自己（Identification of self）
如果與收件者不熟，或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式，在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係，例如：
My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.（我叫 Jamie Smith，我們上週在X大學的會議中見過面）
四、解釋寫信目的（Reason for email）
比較正式的常用句型為「I am writing to X」
五、解釋情況、需求（Describe situation）
這部分的長度因情況而異，記得盡量簡單、清楚地告知自己的情況或需求，讓對方快速了解；另外，建議段落的第一句話用主題句（Topic Sentence），簡單解釋該段的重點和內容，可以幫助收信者快速閱讀，抓到每段的重點。
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六、解釋後續規劃（Action Plan）
解釋完自己的情況、需求後，如果有需要收信人的協助：「I would be more than happy to meet at your convenience.（希望能在你方便的時間見面）」
七、結論語句（Closing line）
寫完信件內容後，通常會請對方回覆自己的想法或問題，例如：
If you require any further information, feel free to contact me.（如果你需要任何進一步的信息，請隨時與我聯繫）
I’m looking forward to your reply（我很期待收到你的聯絡）
八、結尾用語（Sign-off）
email結尾的常見用語：
正式Email（寫給上司），例如：Yours sincerely, ∕ Sincerely, 或 Best regards,
非正式Email，例如：Cheers, （除了「乾杯」外，這個詞也有「謝謝」的意思）或 Best, （為 “Best Regards,” 的簡稱，但比較沒有距離感）
Text：TopBeauty Editorial