Meeting Overload ระบาดในออฟฟิศ เฉลี่ย 31 ชม./เดือน แต่ AI อาจช่วยได้

ในยุคที่การทำงานไฮบริดกลายเป็นเรื่องปกติ คนทำงานออฟฟิศไม่ได้พบหน้ากันบ่อยๆ เหมือนยุคก่อนโควิด ทำให้หลายออฟฟิศเกิดวงประชุมคุยงาน-ตามงานกันมากขึ้นแทน ทั้งประชุมในออฟฟิศและประชุมออนไลน์ เพิ่มจำนวนถี่ยิบตามมา แต่สิ่งที่เคยตั้งใจให้เป็นพื้นที่สร้างความร่วมมือ กลับกลายเป็นต้นตอของความเหนื่อยล้า ความเครียด และการเสียเวลาโดยไม่จำเป็น

รายงานล่าสุดจาก Microsoft Work Trend Index ของปีนี้ เผยว่า ผู้ใช้งาน Microsoft Teams ในแต่ละสัปดาห์ใช้เวลาไปกับการประชุมมากขึ้นถึง 252% เมื่อเทียบกับเดือนกุมภาพันธ์ ปี 2020 ขณะที่งานวิจัยของ Atlassian ก็ชี้ว่า โดยเฉลี่ยพนักงานต้องเข้าร่วมประชุมมากถึง 62 ครั้งต่อเดือน ซึ่งหมายถึงการเสียเวลาไปกับการสนทนาไร้ประสิทธิภาพราว 31 ชั่วโมงต่อเดือน

สิ่งที่เกิดขึ้นไม่ใช่เพียง “การประชุมเยอะ” แต่กำลังกลายเป็น “การประชุมเกินจำเป็น” หรือที่หลายคนเริ่มเรียกกันว่า Meeting Overload ภาวะที่พนักงานใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมมากเกินไป จนไม่มีเวลาทำงานที่ต้องใช้สมาธิหรือความคิดสร้างสรรค์จริงๆ

ไม่ใช่แค่เวลาที่สูญหายไป แต่ผลกระทบยังลามถึงคุณภาพการตัดสินใจของทีม ความรู้สึกมีส่วนร่วมของพนักงาน ไปจนถึงเวลาในชีวิตส่วนตัวที่เริ่มเสียสมดุลไป เพราะต้องชดเชยกับเวลาที่หายไปกับการประชุม ด้วยการทำงานนอกเวลาแทน ซึ่งเรื่องนี้บริษัทหลายแห่งทั่วโลกต่างพยายามหาวิธีแก้ไข แต่ก็ไม่ง่ายนัก..

ท่ามกลางความพยายามนั้น “AI” หรือปัญญาประดิษฐ์ กลายเป็นตัวเลือกใหม่ที่น่าจับตา หลายฝ่ายเริ่มตั้งความหวังว่า เทคโนโลยีอัจฉริยะอาจช่วยจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดภาระที่บั่นทอนเวลาในการทำงานลงได้บ้าง ..คำถามสำคัญจึงไม่ใช่แค่ว่า AI ทำอะไรได้บ้าง แต่คือ AI จะช่วยให้เราหลุดพ้นจากวังวนของการประชุมเกินจำเป็นได้จริงหรือไม่

AI จัดการประชุมแทนมนุษย์ ด้วยการสรุปประชุมอัตโนมัติ ลดภาระได้จริง

สิ่งหนึ่งที่ AI ทำได้ดี คือการจัดการสิ่งที่มนุษย์มักใช้เวลามากเกินไป เช่น การนัดหมาย การจดบันทึก หรือการติดตามผลหลังการประชุม โดยปัจจุบันนี้ มีหลายแพลตฟอร์มที่ช่วยเหลืองานด้านการประชุมได้ เช่น Microsoft Teams, Zoom หรือ Google Meet โดยการใช้ฟีเจอร์ถอดเสียงประชุมแบบเรียลไทม์ สร้างสรุปประชุมอัตโนมัติ และแม้กระทั่งแนะนำเวลานัดหมายที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทุกคนในทีม

นักวิจัยของ Microsoft ยังเสนอไอเดียที่น่าสนใจว่า อนาคตของการประชุมอาจไม่ใช่การพูดคุยในห้อง Zoom หรือ Teams อีกต่อไป แต่อาจกลายเป็น “เอกสารที่มีหัวข้อย่อยและสารบัญ” ซึ่งทุกคนสามารถเข้าไปอ่านย้อนหลังได้ตามสะดวก คล้ายกับการประชุมแบบไม่ต้องเข้าร่วมประชุมแบบเรียลไทม์หรือแบบเจอหน้ากัน แต่ทุกคนก็ได้ข้อมูลครบถ้วนไม่ต่างกัน

ในทางปฏิบัติ ผู้ทดลองใช้ Microsoft Copilot เพื่อลดภาระการประชุม หลายคนรายงานว่า พวกเขาสามารถลดเวลาการประชุมลงได้จริง หลังใช้งาน AI ต่อเนื่อง 10 สัปดาห์ โดย 37% ของผู้ใช้บอกว่าตนเข้าร่วมประชุมน้อยลง เพราะสามารถอ่านสรุปและเลือกเข้าร่วมเฉพาะที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น

องค์กรเริ่มมองเห็นประโยชน์ของ AI ในแง่การช่วยงานประชุม

การใช้ AI ช่วยลดการประชุม ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกสบาย แต่หมายถึงการเปลี่ยนวิธีการทำงานในระดับโครงสร้าง โดย AI ช่วยให้พนักงานติดตามการประชุมแบบอะซิงโครนัสได้ (Asynchronous tracking: การติดตามกิจกรรมโดยไม่จำเป็นต้องตอบสนองแบบทันทีทันใด)

กล่าวคือ พนักงานไม่ต้องนั่งฟังทั้งชั่วโมงเพื่อรอฟังประเด็นสำคัญ เพราะมีสรุปที่ชัดเจนและกระชับรออยู่แล้ว นอกจากนี้ยังช่วยจัดลำดับงาน ติดตาม Action Item พร้อมกำหนดเดดไลน์ และผสานเข้ากับเครื่องมือที่ใช้ในทีมได้ทันที

นอกจากนี้ AI ยังกลายเป็นเครื่องมือวิเคราะห์วัฒนธรรมการประชุมในองค์กร โดยสามารถชี้ได้ว่าองค์กรมีการประชุมถี่เกินไปหรือไม่ ยาวเกินไปหรือเปล่า และประชุมแล้วได้ข้อสรุปจริงหรือไม่ ข้อมูลเหล่านี้อาจเป็นจุดเริ่มต้นให้ผู้นำองค์กรหันมาทบทวนว่า "วิธีการประชุมในทีมตนเอง" ส่งเสริมหรือฉุดรั้งประสิทธิภาพงานกันแน่

แม้ AI จะช่วยลดภาระการประชุมได้ แต่ก็ไม่ใช่คำตอบของทุกอย่าง

แม้ AI จะช่วยให้การประชุมดู “เป็นระบบ” มากขึ้น แต่ก็ไม่ได้แปลว่ามันจะไม่มีข้อจำกัด เนื่องจากสิ่งที่ผู้นำองค์กรหรือพนักงานระดับสูงหลายคนกังวลก็คือ "เรื่องความเป็นส่วนตัว" ด้วยการที่ AI เข้ามาบันทึกเสียง ถอดบทสนทนา และวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญของบริษัท หรือข้อมูลส่วนบุคคลเชิงลึกของพนักงาน อาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่สบายใจ โดยเฉพาะหากไม่มีนโยบายที่ชัดเจนเรื่องการเข้าถึง การจัดเก็บ และข้อกำหนดการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

อีกหนึ่งปัญหาคือ AI บางระบบยังเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มเดิมได้ไม่ลื่นไหลนัก หรือใช้งานยากเกินไป จนกลายเป็นภาระพนักงาน แทนที่จะช่วยให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้น ที่สำคัญคือ แม้ AI จะจับสาระได้เก่ง แต่ก็ยังไม่เข้าใจ “น้ำเสียง” หรือ “อารมณ์” แบบที่มนุษย์เข้าใจ การสรุปประชุมด้วย AI จึงอาจขาดบริบทสำคัญบางอย่าง โดยเฉพาะในประเด็นที่ต้องอาศัยความละเอียดอ่อนหรือความเข้าอกเข้าใจแบบมนุษย์

แต่ก็ยังมีบางองค์กร เผลอใช้ AI เป็นข้ออ้างในการเพิ่มจำนวนการประชุม เพราะคิดว่า “ไม่เป็นไร เดี๋ยว AI ก็สรุปให้” ทั้งที่จริงแล้ว การประชุมที่ไม่จำเป็นก็ควรถูกตัดทิ้งไปตั้งแต่ต้น

ทั้งนี้ แม้คำตอบจากงานวิจัยต่างๆ ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า AI สามารถลดภาระจากการประชุมได้จริง แต่ผลลัพธ์ที่ดีจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อองค์กรใช้เทคโนโลยีอย่างมีสติ ไม่ใช่หวังให้ AI มาแทนการวางแผน หรือการคิดเชิงกลยุทธ์ให้การทำงานทั้งหมด เพราะในโลกที่งานวิ่งเร็วขึ้นทุกวัน การรู้จักเครื่องมือให้เป็น (อย่าให้มันมาแทนเรา) และกล้าที่จะกำหนด “ขอบเขตเวลาทำงานแบบมีสมาธิ” ให้ตัวเอง กลายเป็นทักษะสำคัญของคนทำงานยุคใหม่

ท้ายที่สุดแล้ว.. การประชุมไม่เคยเป็นปัญหา หากเราเลือกจัดการมันด้วยวิธีที่ถูกต้อง และใช้ AI เป็นผู้ช่วย ไม่ใช่เจ้านายคนใหม่ในห้องประชุม

อ้างอิง: Forbes, MicrosoftWorkTrendIndex, Atlassian, ScienceDirect