งบเที่ยวบริษัท หักภาษีได้ไหม? เคลียร์ให้ชัด ก่อนจัดทริป!

การพาพนักงานไปเที่ยวถือเป็นสวัสดิการยอดนิยมที่หลายองค์กรเลือกใช้ เพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมและเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับพนักงาน แต่รู้หรือไม่ว่า…ค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรมเหล่านี้สามารถนำไปใช้ลดหย่อนภาษีได้ในบางกรณี ซึ่งหลายคนอาจยังไม่เข้าใจว่าเงื่ อนไขในการหักภาษีเป็นอย่างไร ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง หรือจะต้องวางแผนทางบัญชีอย่างไรเพื่อไม่ให้มีปัญหาภายหลัง

ซึ่งในบทความนี้จะพาไปสำรวจข้อกฎหมาย แนวทางปฏิบัติ และข้อควรระวังเกี่ยวกับ “งบเที่ยวบริษัท” ว่าสามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้จริงหรือไม่ รวมถึงแนวทางการวางแผนทริปให้ถูกต้องตามหลักภาษี เพื่อให้บริษัทได้ทั้งประโยชน์จากการดูแลพนักงาน และไม่เสียโอกาสในการบริหารภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณเป็นเจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีที่กำลังวางแผนจัดทริป อย่าพลาดเนื้อหานี้!

งบเที่ยวบริษัท หักภาษีได้หรือไม่?

คำตอบคือ "ได้บางส่วน" โดยต้องพิจารณาตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรและประมวลรัษฎากร ว่าค่าใช้จ่ายในการจัดกิจกรรมเพื่อสวัสดิการพนักงานนั้นสามารถนำมาหักลดหย่อนเป็นรายจ่ายของกิจการได้ ภายใต้เงื่อนไขบางประการ เช่น เป็นกิจกรรมที่จัดขึ้นเพื่อพนักงานโดยเฉพาะ ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของผู้บริหาร หรือเพื่อส่งเสริมการขาย เป็นต้น

ประเภทของค่าใช้จ่ายที่สามารถหักลดหย่อนภาษีได้

• ค่าที่พัก/ค่าเดินทาง/ค่าอาหาร หากสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อพนักงานจริงๆ โดยไม่มีการแฝงผลประโยชน์ส่วนตัวของผู้บริหาร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถหักเป็นรายจ่ายได้

• ค่ากิจกรรมหรือ Team Building ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการอบรม สร้างความสัมพันธ์ในองค์กร หรือกิจกรรมเพื่อสวัสดิการพนักงานโดยตรงจะสามารถนำมาหักภาษีได้

• ค่าวิทยากร หรือผู้ดำเนินกิจกรรม หากเป็นกิจกรรมอบรมที่มีเนื้อหาชัดเจนเกี่ยวกับการทำงาน หรือส่งเสริมความรู้และทักษะก็สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้

• ค่าประกันอุบัติเหตุชั่วคราวระหว่างทริป หากมีการทำประกันให้พนักงานเพื่อความปลอดภัย ถือเป็นสวัสดิการที่สามารถหักภาษีได้

เงื่อนไขสำคัญที่ต้องปฏิบัติตาม

แม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายหลายรายการที่หักภาษีได้ แต่บริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขต่างๆ สามารถอธิบายได้ดังนี้

• ต้องเป็นสวัสดิการที่ให้กับพนักงานทุกคนหรือกลุ่มที่ชัดเจน ไม่ควรเป็นกิจกรรมที่เลือกเฉพาะพนักงานบางคน ยกเว้นมีเหตุผลอธิบายชัดเจน เช่น เฉพาะแผนกที่ทำผลงานได้ดี

• ไม่มีลักษณะเป็นค่าตอบแทนแฝง เช่น ทริปที่เน้นเลี้ยงฉลองเฉพาะผู้บริหาร หรือมีลักษณะเป็นรางวัลส่วนตัวจะไม่สามารถหักภาษีได้

• ต้องมีหลักฐานประกอบครบถ้วน รวมถึงใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ เอกสารภายในที่แสดงวัตถุประสงค์ของกิจกรรม และรายชื่อผู้เข้าร่วม

เอกสารที่ควรจัดเตรียม

เพื่อให้การหักภาษีเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย ควรมีเอกสารประกอบดังต่อไปนี้

• บันทึกขออนุมัติกิจกรรม แสดงวัตถุประสงค์ของทริปว่าเป็นการจัดเพื่อสวัสดิการ ไม่ใช่เพื่อการค้าหรือส่งเสริมการขาย

• แผนการเดินทางหรือกำหนดการ ระบุรายละเอียดกิจกรรมว่าสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการสร้างขวัญกำลังใจให้พนักงาน

• ใบเสร็จค่าใช้จ่ายทั้งหมด เช่น ค่ารถ ค่าที่พัก ค่าอาหาร และค่าวิทยากร

• รายชื่อพนักงานที่เข้าร่วม เพื่อยืนยันว่าเป็นกิจกรรมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อพนักงานจริง

• ภาพถ่ายกิจกรรม (ถ้ามี) เพื่อประกอบการชี้แจงในกรณีที่สรรพากรขอตรวจสอบ

ข้อควรระวัง

• หลีกเลี่ยงการใช้กิจกรรมเพื่อหลบเลี่ยงภาษี เช่น การแอบแฝงค่าใช้จ่ายส่วนตัวในงบเที่ยว หรือการทำใบเสร็จปลอม เป็นความผิดทางกฎหมายที่อาจทำให้ถูกเรียกเก็บภาษีย้อนหลัง และเสียค่าปรับ

• กิจกรรมควรจัดในประเทศ หากเป็นทริปต่างประเทศ กรมสรรพากรจะตรวจสอบเข้มงวดมากขึ้น

• ต้องแยกบัญชีชัดเจน ค่าใช้จ่ายที่หักได้ กับค่าใช้จ่ายที่หักไม่ได้ ควรแยกบันทึกบัญชีอย่างชัดเจน เช่น ถ้ามีค่าความบันเทิงหรือของขวัญ ควรแยกออกจากงบกิจกรรมหลัก

แนวทางการวางแผนภาษีที่ดี

• มีการวางแผนล่วงหน้า ควรตั้งงบกิจกรรมไว้ตั้งแต่ต้นปี และออกแบบกิจกรรมให้สอดคล้องกับหลักภาษี เช่น จัดกิจกรรมที่ส่งเสริมทักษะการทำงาน หรือเป็นการสร้างทีมที่ชัดเจน

• ปรึกษาฝ่ายบัญชีหรือผู้สอบบัญชี เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและแนวทางการบันทึกบัญชีถูกต้องตามมาตรฐาน

• จัดทำรายงานสรุปกิจกรรม เพื่อเก็บเป็นหลักฐานในกรณีที่ถูกตรวจสอบย้อนหลังจากสรรพากร

สรุป งบเที่ยวบริษัทสามารถนำมาหักภาษีได้ ถ้าอยู่ภายใต้เงื่อนไขของการเป็นสวัสดิการพนักงานที่แท้จริง และมีเอกสารประกอบครบถ้วน การวางแผนอย่างรอบคอบจะช่วยให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์ทางภาษีได้อย่างเต็มที่โดยไม่เสี่ยงต่อการถูกเพ่งเล็งจากกรมสรรพากร และยังช่วยเสริมสร้างความผูกพันในองค์กรได้อีกด้วย

ดังนั้นหากกำลังวางแผนทริปกับบริษัท อย่าลืมคิดให้รอบด้าน ทั้งเรื่องงบประมาณ วัตถุประสงค์ และเอกสารบัญชี เพราะทริปดีๆ นอกจากจะสร้างสุขยังลดภาษีได้ด้วย ถ้า “วางแผนเป็น!”

อ่านบทความน่ารู้เกี่ยวกับภาษีเพิ่มเติม คลิกที่นี่
Source : Inflow Accounting