Google Workspace 大升級：Gemini 進駐 Docs、Sheets、Slides、Drive，正式進入「AI 自己寫」時代
重點一：Google 將 Gemini 深度整合至 Docs、Sheets、Slides 與 Drive，從空白頁到文件初稿、試算表與簡報皆可由 AI 一站生成並協助潤稿。
重點二：Gemini 可從 Gmail、Chat、Drive 與網路擷取脈絡，支援「比照寫作風格與格式」、自動補齊表格資料，以及在 Drive 內提供 AI 概覽與跨檔案問答。
重點三：上述新功能以測試版形式，優先開放給付費的 Google AI Ultra 與 Pro 訂閱用戶，Docs、Sheets、Slides 英文版全球上線，Drive 則先在美國推出。
Google 宣布，將旗下生成式 AI 模型 Gemini 更進一步整合至 Workspace，為 Google Docs、Sheets、Slides 與 Drive 帶來一系列新功能，試圖把這些熟悉的生產力工具，從被動的文書平台升級為主動協作的 AI 工作夥伴。
這次更新的核心，是讓使用者僅需以自然語言描述任務，Gemini 就能從 Gmail、Google Chat、Google Drive 甚至網路搜尋中，萃取相關資訊，自動生成初稿文件、專案試算表與簡報架構，並在後續編輯過程中協助潤稿、統一文風與格式，甚至直接在 Drive 內跨檔案回答複雜問題。
在 Docs 裡，Google 新增「Help me create」與強化版「Help me write」兩項功能，讓使用者面對空白頁時，不必再從第一句開始苦思。使用者可以在側邊欄或畫面底部輸入提示，例如「根據我一月 HOA 社區會議紀錄與活動清單，草擬一份鄰里電子報」，Gemini 便會從相關文件中抓取內容，產出一份具備標題、段落與結構的完整初稿。
接下來若想調整語氣與資訊密度，只要選取特定段落，輸入「讓語氣更專業但維持活潑」、「幫我補充細節」等指令，AI 會局部更新，不會把整篇文章推倒重來。
Google 也針對多人協作場景，推出兩項強調一致性的工具。其一是「Match writing style」，用於統一文件內的文字風格與口吻，避免不同作者留下明顯落差；使用者可以要求文件整體變得更「企業化」或「親切易讀」，由 Gemini 自動提出修正建議。
其二是「Match doc format」，讓使用者可指定一份參考文件，要求 Gemini 在新文件中比照其段落結構、標題層級與格式。例如，若找到一份喜歡的旅遊行程範本，Gemini 可以自動從 email 抓出機票、飯店與租車訂單內容，並以相同格式填入新的行程表，大幅縮短資訊整理與排版的時間。
Slides 升級：將推出「一鍵生成完整簡報」功能
在 Sheets 方面，Google 企圖把 Gemini 從「儲存格輔助輸入工具」提升為「專案規劃與資料整理夥伴」。更新後，使用者只需用一句話描述需要管理的專案，例如「幫我規劃搬到芝加哥的相關事項：按房間分類的打包清單、公用事業聯絡人列表，以及從信箱中抓取搬家公司報價的追蹤表」，Gemini 便可自動建立一組試算表，當中包含多個工作表頁籤，預先設計好欄位、檢查清單與追蹤欄，甚至延伸出簡單儀表板。
針對資料密集或需要大量查詢比對的任務，Sheets 新增「Fill with Gemini」功能，主打結合既有資料與 Google Search 即時資訊來快速補齊表格。官方示範案例是大學申請管理：學生只要列出目標學校名稱，設定好「申請截止日期」、「學費」等欄位，再透過拖曳將「Fill with Gemini」套用至整欄，Gemini 就會從網路抓取各校相關資訊，自動填入對應欄位。
Google 也展示了個人財務與健康追蹤場景，例如可要求 Gemini 建立符合個人目標的財務追蹤表，或將運動紀錄與飲食習慣轉為更易理解的視覺化儀表板。
Slides 則被定位為「設計合夥人」。在現有簡報檔中，使用者可直接請求 Gemini 新增一頁「可完整編輯」的投影片，並要求其對齊整份簡報的主題與版型。Gemini 會參考簡報內容、相關文件、郵件與網路資料，自動生成合適的標題、重點條列與視覺元素。如果成品不符期待，使用者可以進一步提示，例如「讓配色跟整份簡報更一致」、「改成更極簡風格」等，由 Gemini 在原有基礎上調整，而不需要整頁重做。
Google 也預告正在開發「一鍵生成完整簡報」的新模式。未來，使用者只需輸入類似「幫我為即將到來的東京旅行製作一份五頁簡報」的指令，Gemini 就能從相關行程文件與郵件中萃取重點，組合成一份結構完整、可立即使用的簡報。這項能力目前仍屬「即將推出」，尚未正式開放，但顯示 Google 有意將 Slides 從傳統簡報工具推向更高度自動化的內容設計平台。
Drive 變身知識中樞：AI Overview 與跨檔案問答
相較於 Docs、Sheets 與 Slides 聚焦「創作與編輯」，Drive 的更新則鎖定「搜尋與理解」。Google 指出，Drive 不再只是被動儲存檔案的雲端硬碟，而是透過 Gemini 成為能主動協助整理、統整與解讀內容的知識中樞。
首先是「AI Overview」功能：當使用者在 Drive 中以自然語言搜尋時，系統會在搜尋結果上方呈現一段由 Gemini 自動生成的摘要，整合多個相關文件的關鍵資訊，並附上清楚標示的引用來源連結。以 Google 提供的案例來看，學生在準備一篇關於睡眠好處的研究報告時，只要搜尋相關關鍵字，Gemini 就能從多份 PDF、文件與簡報中抽取重點，組合成一段摘要，讓使用者在尚未開啟任何檔案前，就能掌握研究方向與核心結論。
進一步的「Ask Gemini in Drive」功能，則讓使用者可以針對特定檔案集合提出更複雜、情境化的問題。Google 的示範是報稅情境：使用者可在 Drive 中篩選出所有與報稅相關的檔案，包含過去年度的稅表、今年度下載的文件與財務資料，然後直接詢問「今年報稅前，我應該問我的稅務顧問哪些問題？」
Gemini 會根據實際檔案內容，整理出建議問題清單與提醒事項。此外，在婚禮籌備案例中，使用者也可請 Gemini 比較多家餐飲與場地方的合約，協助標記關鍵條款、價格差異與潛在注意事項，減少逐條人工比對的時間與風險。
不過，Drive 的 AI 新功能在語言與地理範圍上仍有限制。根據 Google 官方說法，AI Overview 與 Ask Gemini in Drive 目前僅在美國地區推出，且只支援英文內容；未來才會逐步擴展至更多語言與市場。
相較之下，Docs、Sheets 與 Slides 新增的 Gemini 功能，則已在全球英文版 Workspace 開放測試。整體而言，這一波更新優先鎖定願意付費訂閱 Google AI Ultra 與 Pro 方案的使用者，Google 也強調，在 Gemini 存取使用者檔案時，會遵守既有的安全與隱私保護原則，相關資料不會被用來訓練通用大型模型。
在競爭格局上，微軟持續擴張 Copilot for Microsoft 365，OpenAI 也試圖把 ChatGPT 打造成「通用 AI 工作介面」。Google 此次加碼 Gemini in Workspace，等於更清楚地押注一個路線：讓 AI 直接滲入日常工作流，而不是要求使用者在不同 AI 介面與生產力工具間來回切換。
對高度依賴雲端協作的企業與知識工作者而言，接下來真正的考驗，將是這些看似省時的 AI 功能，在實際長期使用下是否足夠可靠、可控，並能實質降低時間成本，而非增加新的審稿與校對負擔。
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資料來源：Techchurch、Google、WorkSpace
本文初稿為AI編撰，整理．編輯/ 李先泰
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