外商主管「人生專案管理」心法大公開
「你要上班當主管、回家還要帶小孩，卻寫了這麼多專欄文章，還有時間旅遊、運動、學琴、做園藝、下廚……你到底哪來的時間，做這麼多事情的？」近期有一位朋友這麼問我。
我其實沒什麼祕訣，只是把我在英國大企業上班時學到的知識與技能，充分運用到我的日常生活而已：一般來說，一個企業之所以能成功在市場佔據一席之地，它的經營模式必然是非常有效率的，無論從預算規劃、投資策略、創意激發到專案管理，都是在許多內外部專家的不斷研究推演與實踐下，才能最佳化一個企業的運作。也因此我總認為，一個人的日常生活，也應該學習一間（成功）企業的經營方式，最佳化平日生活的各個面向。
例如個人的理財規劃，也許就應該像企業一樣設置支出預算並監控各個項目的花費情形；企業在做投資時所做的各項心理行為偏誤分析（Behavioural bias），也可以有效避免偏頗成見或無意義投資行為的產生。將管理學應用在生活中，則可以避免一些盲從行為，甚至少走一些冤枉路。又如企業經常利用 Team Retreat 或場外活動（Offsite Activities）激發員工創意的方法，個人何嘗不也偶爾需要跳脫每日熟悉的環境，透過旅遊給生活注入一些新鮮感和動力？
至於我認為對於個人生活、時間管理最有幫助的，莫過於在職場上習得的許多「專案管理」技能了！尤其是我在開始帶領一些團隊，並隨年資累積加大管理責任後，很多時候因需要管理多個企劃，也不可避免地需要面對企劃結案日衝突、人力短缺及時間永遠不夠等情形下，可說是練就了一身專案管理技能。以下跟大家分享 5 個我切身感到實用、速效又能節省不少時間的「人生專案管理技巧」，希望它們或多或少也能為大家帶來一些助益：
一、生涯抉擇的「共鳴板」（Sounding board）
首先是＂Sounding board＂的使用。Sounding board 字面上的意思為「共鳴板」，原指放置於演出舞台上、藉由聲音反射擴大音量的裝置。但在現代管理學上，則衍伸為「藉由向他人敘述，確立與最佳化專案方向」的意思。而職場上若將一個人形容為 Sounding Board 的話，則類似於「參謀」或「測試新想法的人」的角色：
由於現代企業的專業化分工，很多時候我們的工作都是獨立作業，如做各項分析、實驗、執行、乃至成果報告等等，都可能由一個人從頭到尾完成，因此我們也難免習慣在想點子、做決定時也傾向先一個人來。
但其實當一個有趣的想法生成時，找一個關係好的同事簡單快速地向他述說時（Sounding board），你會發現在敘述的過程中，自己整體的想法架構也會更加穩固清晰──儘管同事可能只是默默聆聽或點頭同意，作為一個「共鳴板」而已。
我發現，在面對人生規劃或選擇時，利用「共鳴板」這樣的做法，通常都會比自己一個人在心裡面思索、找尋方向來得有效率許多。例如是否要留學、是否要離職、是否要創業等等問題，在有這些問題的前期，便嘗試先找個信任的親友聆聽你的想法吧！當你在整理思緒、敘述給她／他聽的過程中，很可能自己就找到了更明確的答案。
二、家庭版的「站立會議」（Standup meeting）
第二個實用的概念，為定期在極短時間內進行彼此面對面交流、匯報工作進度的「站立會議」（Standup meeting）。它沒有正式會議的冗長，亦不像遠距會議那樣較為疏離，Standup meeting 通常被運用於企業中跨部協作的專案執行過程，協作者彼此簡短提出遇到的困難、待解決的事項，或利用這個機會確認進度等等。
由於一個中大型企業中，不同部門的作息及工作模式多少有所差異，有時要所有人都到場開一個 30 分鐘的正式會議，甚至可能要排上幾個星期；反觀 Standup meeting 時長為 5-10 分鐘內，也因此無論大家多忙，多少都還是能空出個 5 分鐘稍微匯報一下，非常適合運用在跨部門企劃的執行過程中。
這種極短會議，在日常生活中也能廣泛應用：例如當我跟太太完成「家庭專案分工」，如研究買房、找稅務律師、研究小孩學校等事務後，彼此便會每週花個 5 分鐘互相告知進度；和朋友約見面或辦同學會等等，也是一樣的道理，我們會固定花一點點時間「互相報告」找餐廳、聯絡大家、決定聚會時間等等事項的進度。如此夫妻合作起來，也能更加有效率與默契呢！
三、客觀分析自己的「使用者故事」（User Story）
第三個我覺得很有趣、也還在學習的技巧，是面對一個人生中的問題，不要先直接跳到解決方案（Not to solutionise a problem），而是盡可能客觀分析問題的根源，並撰寫使用者故事（User Story）。
「使用者故事」是我從公司裡的專案管理團隊接觸到的概念：在開發新產品時，現代企業中的專案管理部門，通常會先從使用者的觀點與情境，研究其真實需求與痛點等，再交由產品開發部門，根據這些需求提供設計方案來討論。
相較於由專案管理部門（或企業高層）「直接想好」設計方案，交由開發部門盲目地執行，運用「使用者故事」往往能更全面性的探討產品發佈後、用戶在實際使用場景上會遇到的狀況，以降低錯誤率及減少未來修正錯誤所需要的時間與資源。
這種方式，對於總是有許多想法和點子、又很重視效率的我來說，剛開始其實很難接受，因為有時當我很直觀的提出某些設計或解決方案後，卻總是要兜了一大圈的討論，最後可能還是回到一開始我提出的方案；但另一方面，我也發覺透過這種討論及換位思考的過程，確實能找出一些我在提出方案時沒有好好思索過的想法、盲點或風險。
如何將「使用者故事」應用於日常生活呢？我認為它很適合用於「自我分析」生活中難免遇到的種種大小問題。例如「覺得錢不夠用」這件事，多數人可能會直接跳到「要求加薪」這個解決方案。但透過「使用者故事」的情境分析與客觀推論，也許可以跳脫主觀意識，思索出這個問題的更深層次關鍵或解方，例如「覺得錢不夠用」的原因，可能是對未來退休後生活的開支感到焦慮，這時做好理財規劃並善加投資，或許也是個方案；如果原因是薪水趕不上物價漲幅，那麼也許該產業或該公司也在掙扎、無法提供更多，那或許真正的解方不是要求加薪、而是考慮換個產業深耕；若是覺得錢不夠用，其實是因為想實現出國增廣見聞的夢想，那或許也可以考慮嘗試轉換數位游牧的工作……。
有時以更客觀而非直觀的角度、仔細探討你所遇到的問題，很可能會發覺癥結在於其他環節，因此花一些時間探究問題的本質，能一定程度避免「決策錯誤」的風險、節省未來更多「走冤旺路」的時間。
四、「下一步」的行動是什麼？何時完成？
第四點我想分享的，是公司每次會議結束前必然會訂定的三大事項：下一步（Next step）、每個人的行動措施（Action Point）以及時限（Deadline）。
在大公司上班，相信很多人都會遇到的情形，便是行事曆上被塞入許多「有的沒的」會議。而由不同人所主導的會議，彼此風格差異也往往甚大，有時開會討論半天、卻總是沒一個所以然。
但當導入了「三大決議事項」之後，無論會議由誰主持、性質如何，至少這個會議多半較能夠妥善收尾，並能一定程度地推進企劃進度。（後續的進度管理，則可參考文章中第二點「站立會議」）
我更發現，把訂定這三大事項的概念挪用到個人規劃中，可以節省無數的時間：例如研究旅遊行程時，有時少了點靈感、陷入死胡同時，若沒有確立「下一步計劃、行動與時限時」，一週後再回來繼續規劃時，十之八九我會忘了自己思考到哪一步，或是漏了該在哪一個時間點和其他人確認計劃，甚至還會出現重複研究已經查過的資料等狀況。但自從我在每次撥時間規劃旅程前後，都清楚的確立三大事項後，這種情形幾乎沒有再發生過。
五、人生的「成本效益分析」（Cost and benefit analysis）
最後，但可能是最重要的，是所有企業在大型企劃案開始前，幾乎必作的成本效益分析（Cost and benefit analysis）。這項分析除了「標配」如財務上的利益預期與成本考量以外，我的公司還會將企劃案帶來的「長期員工效率增益」及短期時間內的「機會成本」等等均納入分析當中，由此可見無形的「時間因素」，在此分析中也佔有重要的一席之地。
個人在面對重大抉擇時，不妨善加「成本效益分析」的方法論，來輔佐你做最終決策。同時也要將無法量化的時間、及其他你珍視的價值要素納入分析中。以我個人為例，自從有了家庭以後，我便將個人的健康和能與家人相處的時間作為重要的考量因素，因此在面對公司出差邀約、是否為升遷努力加班、是否為了更多薪水跳槽等決定時，也都會圍繞著這兩個項目在做決定。而發展多元嗜好，除了個人興趣以外，更能和家人分享這些樂趣：如全家一起玩園藝、做料理，可能短期看不到什麼「實際利益」，但長期來說更有助身心健康和家庭關係，對我而言就是一舉數得、最有價值的時間利用方式。
大部份人的一生中，花在工作上的時間都佔據了極為可觀的比例。除了將之視為「收入來源」以外，若能妥善將在職場上學到的技能應用於生活中，想必更能有成就感，也能更有效率地完成日常瑣碎的大小事。
希望以上的一些想法與應用實例，能對大家在人生規劃、抉擇與時間安排上有所幫助，並帶來更多的「職場技能，生活應用」靈感！
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