台灣人習慣的「這件事」，卻被德國主管批評不夠專業？
溝通，是影響力的起點
在德國跨國企業工作多年，無論是協調跨部門資源，還是推進專案進度，我越來越深刻體會到：能清楚表達自己，只是溝通的開始；能真正理解對方，並建立信任與連結，才是關鍵所在。
今年，我參加了公司內部的《Mastering Impactful Communication》（簡稱 MIC）培訓，學習如何在各種職場互動中發揮「有影響力的溝通」。這段旅程彷彿重新校準我長期以來的溝通習慣，也讓我重新思考：如何在跨文化的職場中，說出對的話、進行有力量的對話？
以下是我在工作實務中親身體會的 5 大溝通主題，也希望能為正走在國際職涯路上的你帶來啟發。
「看懂冰山」：理解語言背後的文化與情緒
首先，MIC 中的一個核心概念是「冰山理論」 ──我們在對話中聽見的話語，往往只是冰山的一角，真正影響溝通效果的，則常藏在水面下，包括價值觀、情緒與信任感。
記得我剛進德國公司時，因習慣亞洲職場文化，在會議中較少直接提出反對意見，反而傾向事後私下與主管溝通。沒想到主管認為我這樣做「不夠專業」，因為會議就是集體討論與修正的場合，事後再反饋反而延誤決策效率。
但當我向他解釋自己來自不同文化背景後，他也開始理解我的出發點。從那之後，我更留意在不同文化中「什麼是被期待的溝通方式」，也更能在對話中看見彼此的潛在假設與情緒 ──這，就是冰山模型的價值。
接著，我們一一進入實務操作的心法：
圖／小敏 提供
ㄧ、提問的力量：主導對話的關鍵，引導討論並解決問題
「提問的人，才是引導對話的人。」這句話讓我印象深刻。
提問是一種強大的工具，它能幫助我們快速掌握關鍵資訊並引導討論方向。不同類型的提問適用於不同情境：
- 開放式問題：用於探索需求或了解全貌。例如：「目前有哪些因素可能影響到生產排程？」
- 選擇式問題：幫助對方做出決策。例如：「我們可以選擇加班趕工或調整交期，您認為哪種方式更可行？」
- 封閉式問題：確認具體細節。例如：「這批貨物是否能在下週五前完成裝運？」
像是在一次跨部門會議中，面對原物料延誤的問題，我先用開放式問題：「延誤主要是什麼原因？」接著轉為選擇式：「是否考慮改用空運？」最後以封閉式問題收斂：「如果改用空運，成本會不會超出預算？」那次我們迅速聚焦討論重點並達成行動共識，也讓我體會到：「好的提問，是對他人的尊重，也是自我領導能力的展現。」
二、主動聆聽：促進理解與建立信任
主動聆聽不只是「等對方說完」，而是一種全神貫注的參與方式。在專案管理中，我們經常需要處理多方意見，而主動聆聽能幫助我們更準確地理解每位利害關係人的需求。
主動聆聽技巧：
專注聆聽（Listen Openly）：給予對方全盤的專注力，保持中立且不快速下結論。
重述對方觀點（Restate what you have understood in your own words）：確認自己是否正確理解。例如：「您的意思是，如果我們能提前提供設計圖，就能加快生產流程？」
澄清疑問（Ask relevant questions to clarify the＂real＂meaning）：針對模糊之處提出具體問題。例如：「您提到資源不足，具體是指人力還是設備？」
確認共同理解（Confirm mutual understanding）：與對方最終確認雙方理解一致。
曾有一位同事對部門變更政策感到不滿，過去我可能會急著解釋，但這次我選擇先讓她講完，再重述她的觀點，並問：「你認為有沒有其他方式可以讓流程更順暢？」她的情緒逐漸緩和，最後還主動協助優化提案。那一次，我深深體會：聆聽，不只是技術，更是一種讓人願意靠近的態度。
三、回饋的藝術：讓人看見自己，也願意前進
MIC 課程教我一個實用的回饋架構「OSCAR」 ──具體觀察（Observable）、具體內容（Specific）、建設性建議（Constructive）、行動方向（Action）、與可能成果（Result）。
例如，有次我對新進同事說：「我注意到你主動優化資料邏輯（O），讓團隊節省了不少時間（S）。如果你能持續朝這方向發展，會在資料分析上更快上手（C／A／R）。」
具體的回饋不但讓她感受到被看見，也激發她更多主動貢獻。回饋不是指出錯誤，而是幫助對方看見自己可以成為誰。
四、處理衝突：從對立走向雙贏
在專案管理時，不同部門或合作夥伴之間難免會出現衝突。關鍵在於如何將衝突轉化為建設性的討論，而非讓分歧升級為對立。
衝突處理三步驟：
承認差異並且表達願意合作的態度：尊重彼此觀點。例如：「我理解您的擔憂，那麼我們來看看有哪些共同目標？」
尋求共識：找到雙方都認同的解決方向。例如：「我們都希望交期不受影響，那麼是否可以考慮增加額外資源？」
創造雙贏方案：提出兼顧雙方利益的方法。例如：「如果我們分批交貨，是否能同時滿足您的需求和我們的排程？」
衝突處理的核心，不是贏過對方，而是找到讓雙方都能前進的出口。
五、結構化對話流程：提升效率與效果
有效溝通需要結構化的方法，以確保每次討論都能達成預期目標。以下是一個四步驟流程，可應用於日常工作中的各類會議或談判：
積極開場：建立信任並明確目標。例如：「今天我們希望解決的是生產排程延誤問題。」
識別需求與機會：透過開放式提問了解對方的優先考量。例如：「哪些資源對您來說最為關鍵？」
支持與確認：提出解決方案並探討可行性。例如：「如果我們提供額外的人力支持，是否能縮短交付時間？」
結束與後續行動：總結結果並確認下一步。例如：「我們將在本週內提供更新計劃表。」
以下是 3 個我最推薦的影響力溝通技巧
如果你也正準備跨出海外、走入國際職場，以下三個技巧會是你每天都能練習的小幫手：
用「開放式問題」開場：如「你怎麼看這件事？」「你有哪些顧慮？」能讓對方打開心房。
學會重述對方說法：像「你的意思是……對嗎？」能立即建立信任與確認。
給出具體回饋，而非空泛讚美：例如「你在提案中提出了 3 點具體建議，幫助我們更聚焦」，會讓對方更有動力持續優化。
結語：溝通是一種選擇，也是一種溫柔的力量
對於在海外生活，適應異地文化的我們來說，「溝通」從來不是技巧比拼，而是一次次選擇 ──選擇去傾聽、去理解，去搭建橋樑。 越是多元的環境，越需要我們放下預設，用更開放而有意識的方式與人對話。透過理解冰山模型、善用提問技巧、練習主動聆聽以及處理衝突，我們可以更好地應對日常的種種挑戰 ──不管在工作上或私人生活中。
溝通的本質，不是讓自己說得漂亮，而是讓彼此都被聽見。我想，這也是每一個希望在國際職場站穩腳步的人，最需要練習的能力。
※本文由換日線網站授權刊載，原標題為《台灣人習慣的「會議後溝通」，卻被德國主管批評不夠專業──跨國企業教我的「影響力溝通」5 大重點 》，未經同意禁止轉載。
【延伸閱讀】
●實測 5 招國際職場溝通術：別怕被貼「難相處」標籤，勇敢說出你的需求
●英文說得好，不代表你很會溝通！──7 個現在就可以開始練習的「跨文化溝通」技巧
※本文由換日線授權刊登，未經同意禁止轉載
顯示全部
留言 23