臨時議程來不及準備？2 步驟用 Google 內建生態系，讓 AI 幫你做功課
你是否也有這些困擾？明天要拜訪重要客戶，卻在前一晚才發現對方公司剛發布財報、高層異動，來不及準備；周一有跨部門會議，周末才想起要查每個參與者負責的專案進度；下周排滿採訪，但受訪者背景、公司動態都還要再花時間研究⋯⋯。
如果你的工作環境主要使用 Google Workspace（Gmail、Calendar、Drive、Sheets等），可以直接使用 Google Workspace Studio 來完成你的自動化需求。因為直接內建在 Google Workspace 裡，不需要額外設定 API 或授權，就能存取你的 Gmail、Calendar、Drive等資料。
只要與 Gemini 對話，就能完成自動化需求
這個使用邏輯可以套用在任何需要「定期整理+主動通知」的工作場景：業務自動整理下周客戶拜訪名單與競品分析；PM 在周五前收到跨部門會議的參與者近況；記者在採訪前一天已有完整的受訪者背景報告；顧問在客戶會議前掌握產業最新動態。核心都一樣：你定義「什麼情況需要準備什麼」，AI 負責定期執行、定期送達。
而且，它跟 Gemini Deep Research 整合，能直接呼叫 Gemini 的深度研究功能，讓 AI 交叉驗證資訊、整合多個來源，你不需要拖拉模組、理解節點邏輯，只要用中文或英文描述你要做什麼，Gemini 就會自動幫你拆解成可執行的自動化流程。有問題也可以直接用對話方式修改，不用重新設定。
步驟一：用自然語言描述你的需求
首先，開啟 Google Workspace Studio（https://studio.workspace.google.com/），在主畫面的輸入框「Describe a task for Gemini」寫下你的需求，畫面左側也有「＋」按鈕，可以從零開始設定節點，但建議直接用自然語言，可以省去前面的步驟。以下prompt是以每周自動整理會議準備資料為例：
接著，Gemini 會自動產生工作流，它會判斷你描述的任務涉及哪些動作，並自動安排對應的節點。如果你覺得節點需要增加或調整，可以直接在對話框繼續打字，例如：「幫我在寄信之前，先把報告存一份到 Google Drive」，Gemini 會自動新增節點；也可以點選特定節點進入編輯模式手動修改。這個流程不是一次設定完就固定，隨時可以回來調整。
Step 1: On a schedule（按時間排程）
└─ 每周五下午 4:00 PM 執行
Step 2: Ask Gemini（請 Gemini 執行任務）
└─ [這裡會有 Gemini 預設的 prompt]
Step 3: Notify me by email（寄信通知）
└─ 將結果寄給你
步驟二：根據需求調整指令，取得更精準的成果
Gemini 自動生成的 prompt 通常比較籠統，這一步的重點是把它改成符合你職業需求的精確指令。
1.編輯「Ask Gemini」步驟的 prompt
點擊「Step 2: Ask Gemini」進入編輯畫面，你會看到 Gemini 自動生成的 prompt，這時就可以根據你的需求，重寫成更精確的指令。
Prompt設計邏輯
一個好的會議準備 prompt 包含3個層次：
1.識別條件：告訴 Gemini 哪些會議需要準備，避免每周都收到一堆不相關的行事曆項目。建議從寬鬆的條件開始（例如只抓外部參與者），測試幾周後，再根據誤判情況加入排除條件。
2.研究範圍：告訴 Gemini 針對每個會議要查什麼、查多深。這裡用「Deep Research」而非普通搜尋，是因為要交叉驗證資訊、整合多個來源，而不是只回傳一則新聞。
3.輸出格式：告訴 Gemini 最終報告要長什麼樣子。格式愈具體，收到的報告愈可以直接使用，不需要再手動整理。
如果發現有些細節不太符合需求，可以隨時回到這裡修改 prompt，Gemini 會按照新的指令執行。舉例來說，某些會議類型常被漏掉，可以回來補充識別條件；背景資料太淺或太深，可以調整 Deep Research 的範圍；輸出格式不好讀，就可以修改「產出結構化文件」的格式；如果想要針對特定領域加強，也可以在相應部分加入更具體的指令。
2.確認 email 通知內容
點擊「Step 3: Notify me by email」，確認信件設定：
完整prompt範本
核稿編輯：林庭安
資料來源：Google Workspace
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