建立穩定習慣，讓時間箱成為提升效率的秘密武器
待辦事項一直列，事情還是做不完嗎？《箱型時間》是全球第一本「時間箱-Timeboxing」使用指南，每天只需要15分鐘，利用待辦清單與行事曆制訂「時間箱」，協助你有效改善拖延症、突破時間管理瓶頸！本書以「引導・閱讀・實作」的沉浸式閱讀設計，結合簡明步驟與實例，讓你學會拆解任務、專注執行，實現工作生活平衡。
文／《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》作者 馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders
想要箱型時間在生活裡奏效，你得持之以恆地執行，當你養成執行時間箱的習慣，就更有可能持之以恆。若你無法養成這個習慣，本書教你的一切就會消失。一旦養成習慣，你將開啟一扇大門，成為你想成為的人、做你想做的事、過你珍視的人生。
習慣是如何運作
近十年左右，許多討論「習慣」的科普文章如雨後春筍般出現。尼爾．艾歐（NirEyal）的《鉤癮效應》（Hooked）告訴我們，科技巨頭如何利用習慣設計出吸引大眾的產品。詹姆斯．克利爾的《原子習慣》教上百萬人，透過設計簡單的行為來養成習慣。這兩位作家和其他許多作家引用福格（BJ Fogg）長達數十年，針對行為改變、習慣養成的研究。在這個螢幕使用時間和數位多巴胺當道的時代，科學家、神經生物學家、行為科學家、人類學家，以及許多其他領域專家紛紛投入，為了解習慣做出貢獻。
我同樣選用「福格行為模型」（Fogg Behavior Model）來解釋，養成做時間箱的習慣非常符合直覺。在我看來，這是最簡單、也是最自然的方法。根據福格的理論，行為可分解成下列公式：行為＝動機ｘ能力ｘ刺激
這個模型告訴我們，行為（包括習慣）要發生，必須具備三項條件：動機、能力、刺激。
以「是否重讀本章內容」為例，可能促使你這麼做的原因，包括：
• 你有動機——你明白養成做時間箱的習慣很重要，但你讀完一遍文章之後，仍不明瞭該怎麼做。
• 你有能力——重讀本書的一章內容並非難事。
• 你接收到刺激——你在閱讀這幾條重點的過程，接收到刺激。
還記得嗎？箱型時間有兩項要素，分別是Part2介紹的「計劃」和Part3介紹的「行動」，兩者互依互存——如果完成時間箱任務，就更有可能計劃時間箱；如果計劃時間箱，就更有可能完成時間箱任務。兩項要素齊備才能讓箱型時間成為穩定的習慣。
接下來，你會發現自己已經擁有動機、能力，也接收到執行時間箱任務的刺激。因此，在日常生活建立製作時間箱的習慣，比你想像的更容易。
動機
截至目前為止，你已經讀了超過兩百頁介紹箱型時間的內容。我因此假設，你已擁有某些執行時間箱的動機。
如果你覺得還需要更多的動機，請提醒自己，本書Part1列出箱型時間的六項好處，分別是：幫助你記錄過去、帶給你內心的寧靜、幫助你聰明思考、幫助你與他人合作、幫助你提高生產力、幫助你更有意識地過生活。你甚至可以選出一項對你最具意義的好處，為它編句朗朗上口的口號，作為自我提醒的刺激因素。例如，你也能把這句話寫在便利貼上、做成螢幕保護畫面或寫進預約自動發送的電子郵件。
另外一種提高動機的方法，是與你喜歡的活動畫上等號。例如，如果你喜歡早上喝杯咖啡，你可以用喝咖啡的那十五分鐘來做每日規劃。這種正向連結可以讓箱型時間成為愉快的活動。
還有沒有其他可以提高動機的回饋因素呢？時間箱規劃可以與多項情感回饋連結。
首先，你會對自己用正確的方式展開一天而感到高興，看見排好時間箱的一天井然有序地展開，可以為你帶來成就感。再來，箱型時間亦能幫你減少面對一天的焦慮感。這種使人輕鬆的安心感，也提供了加強習慣的正向回饋。如果你使用的是共享行事曆，你甚至可以獲得社交滿足感。如福格所說，這些情感回饋幫助我們養成並加強習慣。
完成時間箱任務可以帶來滿足感，這些都是貨真價實的成就。請不要抗拒快樂，要擁抱快樂！你可以在紙上打上實體記號，或是使用表情符號，或是單純記在腦袋裡。請在這一天或這星期結束時，回頭看看，你會發現自己完成了好多事情。
請讓箱型時間變得好玩，第16章就是在講這件事。凡是沉悶、簡單、無聊的任務，像是把資料輸入電子試算表、清理收件匣信件、洗碗，都可以透過設定時間限制，變成有趣的挑戰。
有時候，你得要對自己嚴格一些。提醒自己想要成為怎樣的人——你要成為有意識朝目標前進的人、你要過自己選擇的生活。具體想像甚至放大「不執行」時間箱的缺點，也是很有效的。缺點包括：失望、疲憊不堪、未能完成任務的後果；你甚至可以善用自己的愧疚感。如神經生物學家安德魯．胡伯曼（Andrew Huberman）所說：「預先設想失敗，比想像成功效果更好。」
最後，請記住，「你」是動機的根本源頭。你在行事曆上排好順序的各種活動，是一股高層次力量安排的，那股力量就是你自己。那是紛擾的一天開始之前，處在相對平靜狀態下的你所排定的。還有誰能比那時候的你提出更好的意見？先前的那個你，是為現在的你提供動機的守護者，前提是現在的你願意聽取守護者的意見。
能力
福格行為模型提出一項重要概念，就是：行為愈容易達成，所需要的動機愈少。反過來說，當行為愈難達成，所需要的動機，強度就愈高。所以，即使你已經擁有不少動機了，也請你讓時間箱的執行，盡可能變得簡單。
以規劃時間箱來說，你只需要花個十五分鐘，就能讓接下來這一天過得更好。除此之外，請讓第一步儘量容易些。不要想著要用十五分鐘去規劃一整天，而是要想你的第一個行動，福格稱此為「起步」。就製作時間箱來說，你的起步有可能是打開微軟Outlook 信件、Google 日曆，或是閉上眼睛六十秒，看心中浮現什麼優先任務。找出規劃時間箱時最小最小的第一步，確定那是簡單、明確、實際的一步。一旦起步，你就能為接下來的一整天進行規劃。
至於時間箱的執行，要求就是一次執行一項任務。有時候任務也許沒那麼精彩、有趣或簡單，但那是你在稍早前，從一千件任務裡精選來的一件任務。除此之外，不需要太久時間，十五分鐘就好，最多三十分鐘、六十分鐘。
刺激
刺激是指任何一件告訴你「現在就做」的訊息。有一些刺激發生在自然環境，像是下雨了，要把傘撐開。但就很多其他習慣來說，例如箱型時間，我們需要刻意設計，會促使你行動的因素。
什麼事會每天提醒你規劃時間箱？對於使用數位行事曆的人來說，答案很簡單：就是每日一早十五分鐘的行事曆排程。我已在第9章告訴你（這是第一次激勵！）在行事曆排入這個重複的時間箱。如果你那時沒有安排，就請現在動手做（這是第二次激勵！）
試著讓這項每日預約行程為你提供刺激。想要有效，你需要每一天都能看到它。如果你已經養成起床第一件事就是看行事曆的習慣，你就不會錯過這個行程，也不會遇到問題。但如果你是以其他活動展開每一天，請想一想，你要怎麼進入行事曆上的「製作今日時間箱」。以下提供幾個例子：
• 如果你早上先去浴室刷牙或淋浴，你可以在鏡子前面或門上掛個牌子，提醒自己打開行事曆。
• 如果你的第一個活動是泡咖啡，你可以把便利貼貼在放馬克杯的櫥櫃上。
• 如果你第一件事是上網讀電子報，你可以在電子裝置上設定（每日）提醒事項，提醒自己要點開行事曆。
不管你選擇以何種方式開始箱型時間，都請仔細思考最後一個動作。福格說就是行為的「尾端（trailing edge）」。假設你第一件事是沖澡。沖澡的「最後一個動作」是什麼？是把衣服丟進洗衣籃、把燈關掉、噴一點剃鬍水或香水，還是其他事？不管是什麼，請善用「那個步驟」，讓它成為促使你打開行事曆、製作時間箱的刺激。如果你不是待在稍後要製作時間箱的場所，實行起來會比較困難一些。此時，重複大聲說幾遍類似「接下來我要規劃今日時間箱」的話，將轉換的刺激留在心裡，直到你走到製作時間箱的地方，或許會有幫助。
將想要建立的行為（此處為箱型時間）與現有習慣（沖澡、喝咖啡、滑平板）牢牢相連，這種做法福格稱之為「錨定（anchoring）」。詹姆斯．克利爾後來將其稱為「習慣堆疊（habit stacking）」。
當然，隨著一天展開，有可能發生導致你偏離時間箱的事情。手機鈴聲、孩子跑來問問題、有人敲門……這時關鍵在於你要知道自己已經偏離了。
在你發現自己偏離正軌的那一刻，這就是帶領你回到行事曆、回到時間箱的刺激因素。舉例來說，許多人一天會在電腦前來來去去好幾次，好比中場休息或開完會回來。我們有「時間箱行事曆」這個正向刺激，但是除非我們親眼看見行事曆，否則行事曆不會有效果。所以，當你坐回電腦前準備繼續工作時，你的動作是什麼？你會打開筆電嗎？如果這樣，請在筆電蓋子上貼張紙提醒自己回去看行事曆。還是你會先看見螢幕保護畫面？如果這樣，請在螢幕保護畫面設「回去看行事曆」的訊息。還是會拿出其他工具？這裡也一樣，你可以在適當位置貼上提醒的貼紙，或許能在需要時發揮作用。
──本文摘自三采文化《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》／馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著