叫AI「再精簡一點」沒有用！學豐田A3報告法這樣問，一頁讓主管秒懂重點
早安呀！最近請 AI 寫提案，越用越覺得有個問題：廢、話、太、多、了。
跟它說「再精簡一點」，它就砍幾句話，結構還是一樣鬆散。
後來我想到了豐田（Toyota）發展出的「A3 報告」做法：把問題、分析、對策和行動計畫，集中整理在一張 A3 上，讓讀的人更快看見整體脈絡。
乾脆把這套思路拿來限制 AI。直接告訴它：只有一頁篇幅，要回答 8 個特定問題。
做法我整理在圖卡裡！如果你老闆也總是說「講重點」，下次試著用這個框架，讓 AI 先幫你整理成一頁。
覺得今天的內容實用嗎？點此留言與我分享，我都會看！
提案越厚，主管可能越想罵你？
你花三天寫的十頁企劃，主管花三分鐘翻不到重點，就退件了。豐田發展出一種 A3 報告做法：問題，企劃、報告、改善，放在一張 A3 紙上。A3 的限制，逼你把問題想清楚，並把主管需要判斷的資訊集中同一頁，更容易交叉比較問題、原因和對策。
那具體要怎麼把這套邏輯塞進一頁？答案是拆成左右兩半、各四格。
我把 A3 報告的思路，整理成 8 格
紙面分左右兩半， 左邊分析問題：
①問題（發生什麼事？）
②現況如何（搭配數據和事實）
③目標（改善的期限、指標、負責人）
④真正造成問題的原因？
右邊解決問題：
⑤對策（哪些方案、怎麼選）
⑥計畫
⑦成效（數據）
⑧成功後如何固定執行
A3 報告的提示詞：丟散亂資料、指定輸出格式
格式確定了，接下來就是把這 8 格邏輯寫成一段提示詞，讓 AI 照著填。
提示詞如下：
把我提供的素材整理成 A3 一頁文件。目標：讓主管一眼看懂重點，並能據此做決定。受眾：我要給＿＿看。要做的決定：＿＿ 。素材：＿＿。輸出使用 A3 橫式一頁，左右對分。左＝抓問題：①問題 ②現況 ③目標 ④根因。右＝解問題：⑤對策 ⑥計畫 ⑦成效 ⑧標準化。每格先寫一句結論，再用項目補充。能用表格、圖示呈現，就不要寫成長段文字。數字請標明單位；有資料來源時一併註明。
再補一句，避免 AI 自己腦補
光這段還不夠，因為 AI 常會自己補上素材裡沒有的細節。為了避免這種腦補，我會在後面再加一段限制。
提示詞如下：
如果無法判斷報告目的、問題或受眾，先向我提問。素材沒有提供的事實或數字，不要自行補寫，請標註『待確認』。一頁放不下時，優先保留影響決策的資訊，次要資料列為附錄。如果你可以輸出 PowerPoint，請使用 A3 橫式尺寸（420 × 297 mm）。
AI 填完，最後還是要你把關
提示詞給到這裡，AI 大致能把散亂資料整理成一頁 A3，但成品終究要你自己把關，才能交出去。
交出去前，快速檢查 8 件事：① 問題能不能一句話說清楚？ ② 現況有數字和事實佐證嗎？ ③ 目標有期限和衡量指標嗎？ ④ 根因有追到可驗證的原因嗎？ ⑤ 對策有比較過不同方案嗎？ ⑥ 計畫有負責人和日期嗎？ ⑦ 成效知道要用什麼數字確認嗎？ ⑧ 成功後知道怎麼標準化、避免復發嗎？
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