想提升效率，卻不擅長對 ChatGPT 下指令？官方公開上班族必學的 4 個 Prompt

生成式 AI 的浪潮席捲全球，許多上班族雖然對 ChatGPT 的強大功能感到興奮，卻也普遍面臨「不知從何問起」的窘境。這種「提示詞焦慮」往往導致 AI 的回覆不如預期，讓滿懷期待的生產力革命淪為空談。

為解決這個痛點，ChatGPT 開發者 OpenAI 近期透過教學平台「OpenAI 學院」（OpenAI Academy），發布了一系列針對不同工作職位的官方「Prompt 指令包」。

上班族必學！OpenAI 親授 4 大類通用指令：會議記錄、規畫工作秒速完成

在 OpenAI 發布的「任何職位都能用的 ChatGPT」（暫譯，原文為 ChatGPT for any role）指南中，官方將所有工作者常見的痛點歸納為 4 種類別。這份指南的目標是提供具體的解決方案，讓 AI 成為人人都能上手的數位助理。

OpenAI

溝通與寫作 (Communication & writing)

這是上班族耗費最多心力的環節。因為無論是撰寫 Email、報告，或是與不同對象溝通，都需要精準的用詞與語氣。

使用場景：撰寫專業 Email
- Write a professional email to [recipient]. The email is about [topic] and should be polite, clear, and concise. Provide a subject line and a short closing.

• 請寫一封專業的電子郵件給 [收件人]，內容關於 [主題]。信件應保持禮貌、清晰且簡潔。請提供主旨和簡短的結尾。

使用場景：調整訊息風格以適應不同受眾

• Reframe this message for [audience type: executives, peers, or customers]. The message was originally written for [context]. Adjust tone, word choice, and style to fit the intended audience. Text: [paste text].

• 請為 [受眾類型：高階主管、同事或客戶] 重寫這則訊息。這則訊息原本是為 [原始情境] 所寫。請調整語氣、措辭和風格，以符合目標受眾。原文：[貼上文字]。

會議與協作 (Meetings & collaboration)

從會議前的準備，到會議後的追蹤，都是耗時費力的過程。AI 可以協助我們將流程系統化，提升團隊協作效率。

使用場景：建立會議議程
- Create a structured agenda for a meeting about [topic]. The meeting will last [time] and include [attendees]. Break the agenda into sections with time estimates and goals for each section.

• 請為一場關於 [主題] 的會議建立 1 份結構化議程。會議時長為 [時間]，參與者包括 [與會者]。請將議程分成數個部分，並為每個部分預估時間和目標。

使用場景：整理會議紀錄並生成待辦事項

• Summarize these meeting notes into a structured recap. The notes are rough and informal. Organize them into categories: key decisions, next steps, and responsibilities. Notes: [paste text].

• 請將這份會議筆記總結成 1 份結構化的摘要。這份筆記是粗略且非正式的。請將內容分類為：關鍵決策、下一步行動和各自的負責人。筆記：[貼上文字]。

問題解決與決策 (Problem-solving & decision-making)

在職場上，經常需要從多個選項中做出最佳決策。AI 可以作為客觀的分析工具，幫助我們評估利弊，釐清思路。

使用場景：比較不同方案的優劣
- Compare the following two or more possible solutions: [list options]. The decision needs to be made in [timeframe]. Evaluate pros, cons, and potential risks for each option.

• 請比較以下 2 種（或更多）可能的解決方案：[列出方案]。我們必須在 [時間範圍] 內做出決定。請評估每個方案的優點、缺點和潛在風險。

使用場景：評估計畫的潛在風險

• Assess the potential risks of the following plan: [describe plan]. The plan is set to start on [date]. List risks by likelihood and impact, and suggest mitigation strategies.

• 請評估以下計畫的潛在風險：[描述計畫]。該計畫預計於 [日期] 開始。請依照可能性和影響程度列出風險，並提出緩解策略。

組織與生產力 (Organization & productivity)

面對每日繁雜的任務和資訊，如何保持專注與效率是一大挑戰。AI 可以幫助我們整理思緒，規畫工作。

使用場景：將長篇文件摘要成重點
- Summarize the following document into 5 key points and 3 recommended actions. The document is [type: report, plan, or notes]. Keep the summary concise and professional. Text: [paste document].

• 將以下文件總結為 5 個重點和 3 個建議行動。這是一份 [文件類型：報告、計畫或筆記]。摘要需保持簡潔與專業。文件：[貼上文件內容]。

使用場景：每日任務優先級排序

• Create a prioritized to-do list from the following tasks: [paste tasks]. The context is a typical workday with limited time. Suggest which tasks should be done first and why.

• 請從以下任務中，建立 1 份有優先順序的待辦清單：[貼上任務]。情境是時間有限的典型工作日。請建議哪些任務應該優先處理，並說明原因。

主管必看！從制定季目標到績效評估，2 種進階指令展現領導力

除了任何職位都能用的通用技巧外，OpenAI 還提供「經理人用的 ChatGPT」（暫譯，原文為 ChatGPT for managers）。展示 AI 如何在需要高度策略思維的情境中，成為管理者的得力助手。對管理者來說，指令成功的關鍵在於提供足夠的「商業脈絡」，讓 AI 從執行者轉變為策略夥伴。

OpenAI

例如對主管至關重要的任務，便是在季度之初為團隊設定清晰且具挑戰性的目標如 OKRs。一個好的目標不僅能指引方向，更能激勵人心。這道指令的重點在於，你必須先提供足夠的背景資訊，AI 才能產出與公司整體策略一致的目標。

使用場景：草擬團隊季度目標 (OKRs)
- Draft clear and measurable quarterly goals for my team. Here is the business context, company objectives, and recent performance: [insert context]. Return 3 Objectives with 3-4 Key Results each, in a simple bullet format.

• 請為我的團隊草擬清晰且可衡量的季度目標。以下是我們的業務背景、公司目標和近期表現：[貼上背景資訊]。請以簡單的項目符號格式，提供 3 個主要目標（Objectives），且每個目標需搭配 3-4 個關鍵結果（Key Results）。

如何對表現不佳的部屬提出既坦率又具建設性的意見，往往令主管頭痛。這時可以尋求 AI 的協助，讓它提供不同的溝通策略選項，並分析利弊，輔助經理人用更有同理心且有效的方式開啟對話。

使用場景：給予部屬建設性回饋
- I want to give constructive feedback to a report who is underperforming. The issue is [insert behavior]. Suggest 2 ways to phrase it constructively, with pros and cons of each approach.

• 我需要對一位表現不佳的部屬提出建設性的回饋。問題在於 [描述具體行為]。請建議 2 種有建設性的表達方式，並分析每種方法的優點和缺點。

HR 工作大解放！用 2 種專業指令搞定招募與數據分析

OpenAI 的指南也深入探討高度專業化的部門如人力資源（HR），要如何利用 AI 處理複雜的業務。HR 的工作內容橫跨招募、薪酬、法務及員工關係，常需處理大量數據與文件，AI 在此能扮演極具價值的輔助角色。

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HR 的首要任務便是「人才招募」，要找到不僅技能達標，更要符合企業文化的候選人，高品質的面試問題至關重要。這道指令的價值在於，它要求 AI 將問題與「公司價值觀」及「職能」進行掛鉤，而不只是生成通用問題，從而大幅提升面試的鑑別度。

使用場景：創建與公司價值觀一致的行為面試問題
- Develop behavioral interview questions aligned to our company values for a [role title] opening in [team/department]. We want to assess both technical skills and culture fit. Provide 6-8 questions grouped by competency.

• 請為 [團隊/部門] 的 [職位名稱] 職缺，設計一套與我們公司價值觀相符的行為面試問題。我們希望評估應徵者的技術能力與文化契合度。請提供 6-8 個問題，並按職能進行分類

另一項對 HR 越來越重要的任務，是從數據中挖掘洞見，也就是「數據驅動的 HR」。例如，分析員工離職率是為了找出問題根源並提出改善策略。透過這道指令，HR 可以快速處理數據，並要求 AI 不僅總結趨勢，更要提出「具體的行動建議」，將數據轉化為決策。

使用場景：分析員工離職數據並找出趨勢
- Analyze this employee attrition dataset from the last 12 months. Focus on patterns by department, tenure, and exit reasons. Summarize key insights and suggest 2-3 actions we should consider. [Upload your CSV or paste table here].

• 請分析這份過去 12 個月的員工離職數據。請專注於部門、年資和離職原因的規律。請總結關鍵洞察，並提出 2-3 個我們應該考慮的行動建議。[此處可上傳 CSV 檔案或貼上表格]。

從通用文書處理到專業的策略分析，這些 OpenAI 官方範例的共同點，都在於一個核心秘訣： AI 的價值，取決於提問者的價值 。使用者必須學會如何透過提供具體的「脈絡」、定義清晰的「目標」與指定明確的「輸出格式」，來駕馭 AI 的強大能力。

資料來源：ChatGPT for any role、ChatGPT for HR、ChatGPT for managers；本文初稿由 AI 協助整理，編輯：支琬清

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