開會不再浪費時間 這5個方法讓會議效率飆升！
編輯/李明真撰文
在現代職場中，會議室往往成了時間的黑洞，我們在這裡進行著一場又一場的「會議馬拉松」，卻常常感覺自己在原地踏步。究竟如何才能讓會議不再是一場無止境的時間消耗，而是真正推動工作進展的加速器呢？本篇文章分享，5個讓會議進展超有效率的方法，對上班族來說超級實用，有機會可以跟主管建言。
1.精簡議程
想像一下，如果會議是一頓自助餐，我們常常因為貪心而把美食堆滿了盤子，結果卻吃不下。同樣地，會議議程也需要精簡，避免將所有問題都塞進一個會議中。我們應該像挑選美食一樣，只選擇最重要的議題，讓會議內容「少而精」。這樣不僅能讓與會者保持專注，還能避免會議時間無限期延長。
2.會議前先派送開會資料給與會者
其次，會議前的準備工作至關重要。想像一下，如果一場足球賽的球員們都沒有熱身就直接上場，結果會如何？同樣地，會議前的準備工作就是我們的「熱身」。主辦者應該提前發送會議議程和相關資料，讓與會者有足夠的時間進行思考和準備。這樣一來，會議開始時大家就能迅速進入狀態，而不是在會議中花費大量時間做腦力激盪。
3.切割片段
會議中的時間管理也是一門藝術。我們可以引入「蕃茄鐘工作法」的概念，將會議時間依照討論主題切割成短暫的專注時段，並在每個時段結束後進行簡短的休息。這樣不僅能讓與會者保持精神集中，還能避免因為長時間的會議而產生嚴重的疲勞感。此外，會議主持人應該像一名交通警察一樣，嚴格控制每個議題的討論時間，避免某些人佔據太多發言時間而導致會議嚴重超時。
4.嘗試站著開會
雖然這個點子聽起來很瘋狂，不過，也是一種縮短會議時間的方法，除了年長者和行動不便的同事以外，所有與會者都站著開會。這不僅能讓會議時間大大縮短，還能讓與會者保持專注。想像一下，如果每個人都站著，誰還敢滔滔不絕地發表長篇大論呢？此外，我們還可以使用科技，開會期間來個即時線上投票，讓與會者能夠更積極地參與討論，也會讓大家覺得會議沒那麼沉悶。
5.會議後確實跟進項目
開會噴了一地口水，結果，會議項目沒有依據討論結果去落實，這真的太浪費時間，而且開會顯得很沒有效益。所以，會議結束後要立即發送會議紀要，並明確每個人的任務和截止日期。這樣一來，會議的成果才能真正落地，而不是停留在紙面。
結語
當然，除了這些具體的措施，我們還需要培養一種「會議文化」。這意味著我們需要改變對會議的態度，將其視為一種推動工作進展的工具，而不是一種例行公事。我們應該鼓勵與會者在會議中積極發言，提出建設性的意見，而不是保持沉默或敷衍了事。只有這樣，會議才能真正成為我們工作的助力，而不是阻力。