超省時 AI 會議記錄教學，普通手機錄音就 OK，免費都可，逐步實戰跟做示範
用AI，十倍速完成會議記錄？本文會一步一步教大家以一些常見常用的軟件，完成會議記錄工作，做會議記錄從未想到如此簡單！過去數次分享活動中，都有朋友問及如何用AI做會議記錄，集合疑問，本篇一次解答。好消息是，現在AI進步，已經能處理到 中文，英文，廣東話 ( 粵語 ) 夾雜的會議，效果雖然未算完美，但幫一幫怎也比沒有強。
如果你有什麼工作想以AI完成又不知如何處理？可以WhatsApp聯絡我們 ，LINE聯繫，或電郵至 editor@techapple.com，可能會在下篇內容出現。
AI 會議記錄製作教學目錄
- 第零步：你需要的工具
- 第一步：錄音及注意事項
- 第二步：將聲音檔轉成文字檔
- —-第二步：《方法一》使用 MS OFFICE
- —-第二步：《方法二》部份手機支援錄音轉文字功能
- —-第二步：《方法三》使用服務平台 (如Subanana)
- 第三步：以AI BOT整理會議記錄
- 強化版指令(PROMPT)及輸出結果
- 補充心得及限制
【第零步：你需要的工具】
- 任何高質素的錄音裝置(當然，可以是你的手機)
- MS OFFICE或任何可以將聲音轉文字的工具，如可以進行語音轉文字的手機或APP或服務平台(如Subanana)，比較推介OFFICE或手機內建
- POE AI BOT，使用免費版本都可以，但推介使用收費版，效果更好。
【附例音檔解說】
為了模範實際效果，我們以電腦播出再用手機錄音處理，下面截圖是以本檔輸出的效果，大定可以看到每步實際操作的情況。沒錯，這段聲音也是AI生成的，這個留以後再介紹。
【第一步：錄音及注意事項】
首先，以任何裝置將會議錄下，相信大部份人都會使用手機，絕對OK的。
具體操作：
1.1 確保手機電量充足，至少有50%以上的電量，視情況，滿電更好。
1.2 打開手機自帶的錄音app。絕大多數智能手機都預裝了錄音功能，找一找應該有，如果沒有，可以從應用商店下載錄音app。
1.3 將手機放在會議桌的中央，確保能夠清晰錄到所有與會者的聲音。
1.4 開始會議前，點擊錄音按鈕開始錄音，記得檢查看看是否已經開始，如錄音時間的數字有在跳動。
1.5 會議結束後，停止錄音並保存文件。要確保做好這步，否則有機會失去整段錄音。
錄音注意事項
- 手機收音範圍比較有限，如果會議空間較大，可能要考慮使用兩三台手機錄音。
- 注意部份手機錄音程式會支持一些罕見格式，付AI轉文字工貝無法處理，建議檢一下輸出。很多Android手機，如Samsung和vivo機，還有iPhone，大部份預設是m4a，基本支援，可以直接使用。
- 如果會議超長，如超過1小時，可以考慮使用兩台手機，一台長錄，一台每30分鐘停一下再錄，更容易處理
- 有些手機有聲音轉文字功能，但大多有時間限制，如10分鐘，未必足以應付會議要求。
【第一點五步：傳送檔案】
其實用電郵，Whatsapp，雲端硬碟等等傳送都可以，萬一真的太大，可能要考慮使用一些多支援手指，即手機或電腦都可用那種，
如果是新手機，不論iPhone或Android，都是使用USB Type-C接口，萬一不放心，可以購買單支有兩頭的雙頭蛇手指(視乎你的手機和電腦支援那種接口)，低容量的只數十港元起，不過要注意保安，別亂放。
AI 會議記錄製作教學目錄
- 第零步：你需要的工具
- 第一步：錄音及注意事項
- 第二步：將聲音檔轉成文字檔
- —-第二步：《方法一》使用 MS OFFICE
- —-第二步：《方法二》部份手機支援錄音轉文字功能
- —-第二步：《方法三》使用服務平台 (如Subanana)
- 第三步：以AI BOT整理會議記錄
- 強化版指令(PROMPT)及輸出結果
- 補充心得及限制
【第二步： 將聲音檔轉成文字檔】
將錄音完成的聲音檔案轉化成文字，注意，使用外部工具支援的話，是否符合機構規定。
《方法一》使用 MS OFFICE
從 2019 年開始，Microsoft 365 訂閱版本開始支持語音轉文字功能，Office 2019 的部分版本也支持語音轉文字功能。其實訂閱版本現在價格很合理，行文時，個人版訂閱一年HK$560，當然，Office語音轉化的效果比較一般，很依賴AI補強和修正。
具體操作
2.1 打開MS OFFICE
2.1 按【聽寫】，【轉錄】功能，不如你已經使用新版OFFICE，找不聽寫功能不用慌，請先看另一段教學。
2.1 選擇好會議主要語言，按【上傳】
2.2 等待完成，會議太長，如超過一小時，處理時間較久，可以去飲杯咖啡
2.2. 完成後可以選擇輸出的部份，可包括人名或時間，我們選全部輸出，但平常可以不用時間印記，注意可以輸出發言者，不過因為收音或者聲音太近似情況，有時會出錯。
2.6 輸出到Word中可以直接處理，存成檔案或者複製貼上到別處使用。
《方法二》部份手機支援錄音轉文字功能
具體操作
2B.1. 部份手機(如本次示範用的SAMSUNG S24，很多品牌新機也有類似功能)可以在錄音功能時選【文字轉語音】
2B.2. 錄音之後可以選擇轉錄和語言(錄音中最主要的語言)，之後可以轉錄
2B.3. 完成，效果稍為差一些，但已夠AI完成工作。
2B.4 之後就要輸出，按右上的直三點圖示，之後選擇下方四個圖示中，三角形三個點那個分享圖，之後選擇要輸出的類型，可以加入聲音或者只輸出文字。
2B.5 選擇要事出的方法，看看你喜歡那種，如果都不懂，最簡單的方法，是EMAIL寄回給自己！
《方法三》使用線上服務(以 Subanana 舉例)
具體操作
2C.1 使用 Subanana ，這是廣東話影片轉字幕平台，雖然有免費，但可用時數很低，收費版價格比較昂貴，同時要小心考慮重要資料或會議是否放心上傳。當然，你也可以選擇其他類似服務商。
2C.2. 打開其網站，登入後選會議記錄，再選右上的生成會議記錄
2C.3 選取生成語言，再選取生成出來的語言
2C.4. 上傳檔案
2.2.4. 完成後按回檔名(右方黑格那邊)
2.2.5. 收到結果，效果很好
2.2.6 不過，SUBANANA 的免費版不支援下載，要手動一句一句COPY走，很累嗎？多忍一兩天吧，之後另一個教學會教大家解決。
《方法四》有關其他硬件…
其實有些錄音硬件可以直接輸出文字檔，不過表現不一，要不價格較高，只合專業用戶，要不表現一般，我們暫時未有心水推介。
AI 會議記錄製作教學目錄
- 第零步：你需要的工具
- 第一步：錄音及注意事項
- 第二步：將聲音檔轉成文字檔
- —-第二步：《方法一》使用 MS OFFICE
- —-第二步：《方法二》部份手機支援錄音轉文字功能
- —-第二步：《方法三》使用服務平台 (如Subanana)
- 第三步：以AI BOT整理會議記錄
- 強化版指令(PROMPT)及輸出結果
- 補充心得及限制
【第三步：以AI BOT整理會議記錄】
具體操作
3.1 將處理好的錄音檔案或文字放進POE處理，我們為了方便比較，以WORD版作處理
3.2 選擇使用的BOT，如果是免費PLAN，
推介可以使用(按下圖直達)：
如果是付費用戶，就可以使用(按下圖直達)：
3.2 如果沒有什麼想法，可以使用通用PROMPT：【 作為一名秘書，請整理以下文字，成為格式完整的會議記錄，當中要包括各提案，結果和跟進 ：】
3.3 放入儲存好的文字附件或複製貼上所有文字，去吧！
3.4 如果你的會議記錄太長，無法一次性輸出，可以要求分段輸出，只要在提示上加上【請分兩段輸出】，完成一段後，叫AI【繼續完成第二段】就可以。後面會附上完整輸出，注意，因為LLM特性，每次輸出結果都可能稍有不同。
3.5 注意AI會議記錄處理因為LLM的技術限制，有時會出現失億或缺點情況，並不100%可信，但以我們經驗，大部份時間都可以滿足70-80%要求，大幅度降低工作時間。
強化版指令(PROMPT)及輸出結果
以上指令不夠看？我們再加強一下吧！加強一丁點的版本【請以正規點列式會議規格，詳細寫出完整而專業的會議記錄：】(注意輸出結果加上了排版顏色方便觀看，實際輸出只有文字部份)
會議記錄
會議名稱: Tech Apple 內容製作會議
會議日期: [請填寫日期]
會議時間: [請填寫時間]
會議地點: [請填寫地點]
出席人員:
- 演講者 1
- 演講者 2
會議內容
- 開場
時間：00:00:00
演講者 1：今日呢個係 Tech Apple 內容製作會議。
- 提案討論
時間：00:00:04
演講者 2：你今日嘅提案係製作 AI 會議報告教學，大家同意。
- 其他事項
時間：00:00:09
電壓無問題。
- 會議結束
時間：00:00:12
演講者 1：咁今日嘅會議就咁完結？
跟進事項
負責人: 演講者 2
行動項目: 開始製作 AI 會議報告教學的具體計劃。
截止日期: [請填寫截止日期]
附註
[請填寫其他需要記錄的事項或決策]
記錄者: [請填寫記錄者姓名]
記錄日期: [請填寫記錄日期]
今次入門版，我們先教到這部份，收集意見之後，我們可能會再公開其他進階版或者個別業版本的強化版指令。
【補充心得及限制】
最後生成式AI會嘗試幫你修正內容，所以只要中段的聲音轉文字不要偏差太多，直接處理就好，不必擔心，但最後一定要檢查
最後生成的結果可能有不準確，特別是數字或者其他方面，務必一定要核對
指令(PROMPT)可以視不同情況優化，做出更切合每個機構或會議的記錄格式
處理長會議時(結超過1小時)，效果會打折扣，靖有心理準確
雖然大致都可以處理多語言夾雍情況，實際效果有時會不太理想，當協助功能就好
AI 會議記錄製作教學目錄
- 第零步：你需要的工具
- 第一步：錄音及注意事項
- 第二步：將聲音檔轉成文字檔
- —-第二步：《方法一》使用 MS OFFICE
- —-第二步：《方法二》部份手機支援錄音轉文字功能
- —-第二步：《方法三》使用Subanana
- 第三步：以AI BOT整理會議記錄
- 強化版指令(PROMPT)及輸出結果
- 補充心得及限制
【後記，還有問題嗎？】
會議記錄完成了，通常最花時間是聲音轉文字，使用以上流程，一小時左右的會議，不用30分鐘就可以完成記錄初稿，之後再補強就容易了。大家都學會了嗎？如果有其他實作要求，可以隨時WhatsApp聯絡我們 ，LINE聯繫 或電郵至 editor@techapple.com，說不定，下期就會解答到你問題。
TechApple 誠意普及科技，為機構和NGO度身訂造AI工作坊，教學使用更強更有針對性的指令，更大限發揮工具功能，應對日常工作，有興趣可以電郵至 editor@techapple.com！
補充：Office 工具列中找不到聽寫可以怎辦？
在WORD的工具列上，按右鍵，之後選擇【自訂功能區】。
選取【所有命令】。
EX 3. 向下拚可以找到【聽寫功能表】
右邊列表最低，先按【新增索引標籤】，拉開到【自訂群組(自訂)】那層，之後將右邊的【聽寫功能表】用拖拉的方法，拉到右邊圖中位置。
完成之後，你可以在上方看到新增索引標籤，選取後會看到【聽寫】功能，為了美觀，你可以將標籤再改名。
本文來自TechApple，原文：簡單！速成！超省時 AI 會議記錄教學，普通手機錄音就 OK，免費都可，逐步實戰跟做示範！