ทำงาน 4 วัน/สัปดาห์ ยังไงให้เวิร์ก? นักวิจัยถอดสูตรสำเร็จ 3 ข้อ

เทรนด์ทำงาน 4 วัน/สัปดาห์ ไม่ใช่แค่ความฝันอีกต่อไป หลายบริษัททั่วโลกพิสูจน์แล้วว่าทำได้จริง แถมยังช่วยลดความเหนื่อยล้า เพิ่มความสุขของพนักงาน และส่งผลดีต่อผลประกอบการ โดยในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา มีบริษัทหลายร้อยแห่งทั่วโลก ที่ทดลองให้พนักงานราว 8,700 คนทำงานเพียง 4 วัน หรือ 32 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยไม่ลดเงินเดือน

ผลลัพธ์ที่ได้คือ พนักงานรู้สึกเหนื่อยน้อยลง ลดความเครียด ความวิตกกังวล สุขภาพกายและใจดีขึ้น ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานก็ดีขึ้นอย่างชัดเจน ..ที่น่าสนใจคือ ฝั่งบริษัทเองก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน ทั้งในแง่ผลประกอบการที่ดีขึ้น กำไรของบริษัทเพิ่มขึ้น และอัตราการลาออกของพนักงานก็ลดลงด้วย

จูเลียต ชอร์ (Juliet Schor) นักเศรษฐศาสตร์และนักสังคมวิทยา ซึ่งเป็นหัวหน้าคณะวิจัยในการทดลองเหล่านี้ ระบุว่า บริษัทที่สามารถเปลี่ยนผ่านสู่โมเดลทำงาน 4 วันได้สำเร็จ ล้วนใช้ 3 กลยุทธ์หลักในการทำให้ “งานเสร็จมากขึ้นในเวลาน้อยลง” ซึ่งเธอได้สรุปไว้ในหนังสือเล่มล่าสุด Four Days a Week และให้สัมภาษณ์กับ CNBC Make It ถึงแนวทางสำคัญดังนี้

งดประชุมที่ไม่ค่อยสำคัญ เพิ่มเวลาทำงานให้มากขึ้น

กลยุทธ์แรกคือการปรับวิธีทำงานให้ฉลาดขึ้น โดยเฉพาะการตัดลดหรืองดเวลาประชุมให้เหลือเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น ทำให้การประชุมที่เหลือมีประสิทธิภาพมากขึ้น แล้วเอาเวลาที่เพิ่มขึ้นไปใช้สำหรับ “งานที่ต้องใช้สมาธิ” แบบไม่มีสิ่งรบกวน หากไม่บริหารจัดการแบบนี้ พนักงานอาจไม่มีสมาธิทำงานจนเสร็จได้ ยืนยันจากผลวิจัยของไมโครซอฟท์ ระบุว่า “ในชั่วโมงทำงานแบบ 9 โมงเช้า - 5 โมงเย็น พนักงานมักถูกขัดจังหวะทุก 2 นาที จากการประชุม อีเมล และการแจ้งเตือนอื่นๆ”

หลายบริษัทที่ร่วมการศึกษาของชอร์ ใช้วิธีตรวจสอบปฏิทินประชุมว่า การนัดหมายประจำเหล่านั้นยังจำเป็นหรือไม่ หรือสามารถย่อเวลาและความถี่ลงได้หรือเปล่า บางบริษัทเลือกยกเลิกการประชุมบางรายการ แล้วเปลี่ยนเป็นให้รายงานสรุปผลเป็นลายลักษณ์อักษรแทน (พนักงานทุกคนเข้าไปอ่านบทสรุปได้เลยโดยไม่เสียเวลาประชุม)

ส่วนการประชุมที่ควรยังคงอยู่ ต้องมีเอกสารให้อ่านล่วงหน้า และมีวาระชัดเจน เพื่อให้เวลาในการประชุมมุ่งเน้นที่การแก้ปัญหา ไม่ใช่แค่ทบทวนข้อมูล นอกจากนี้ หลายองค์กรยังจัด "วันปลอดประชุม" หรือจัดการให้มี "ล็อกเวลาในปฏิทิน" เพื่อให้พนักงานทำงานในกรอบเวลานั้นได้อย่างสมาธิโดยไม่ถูกรบกวน

ปรับขั้นตอนการทำงาน เตรียมงานก่อน ลดเวลาลงแต่ประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับงานสายออฟฟิศ การปรับปรุงเวลาประชุมและการสื่อสาร คือคีย์หลักที่ช่วยประหยัดเวลาได้มาก ขณะที่งานสายโรงงานหรือสายการผลิต การเปลี่ยนแปลงมักเกิดจากการ “วิศวกรรมกระบวนการ” หรือการออกแบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ชอร์ยกตัวอย่าง กระบวนการทำงานแบบ Pressure Drop ของโรงเบียร์ในสหราชอาณาจักร ที่เปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปรับปรุงวิธีทำงานให้ดีขึ้น เขาบอกว่า แม้กระบวนการผลิตเบียร์จะมีขั้นตอนมากมาย แต่ถ้าเตรียมตัวให้ดี พนักงานหนึ่งคนสามารถทำหลายอย่างควบคู่กันได้

อย่างในกรณีของการล้างเครื่องจักร อาจใช้เวลาหลายชั่วโมง แต่ในช่วงรอล้าง จะมีเวลาอยู่ 30-45 นาที คนงานสามารถเริ่มเตรียมการบรรจุภัณฑ์ จัดเรียงถังเบียร์ หรือเตรียมกระป๋องสำหรับไลน์บรรจุได้ไปพร้อมกันได้ ก็ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นกว่าเดิม

อีกกรณีที่น่าสนใจคือบริษัท Advanced RV ผู้ผลิตรถบ้านในรัฐโอไฮโอ สหรัฐอเมริกา บริษัทใช้วิธีวิเคราะห์ว่า ใครถนัดงานประเภทไหน และจัดสรรหน้าที่ใหม่ตามความสามารถ เพื่อให้แต่ละคนทำสิ่งที่ตัวเองทำได้ดีที่สุด คล่องแคล่วที่สุด และทำได้เร็วที่สุด เมื่อพนักงานรู้สึกว่าพวกเขามี “อำนาจในการตัดสินใจ” ว่าจะทำงานของตัวเองอย่างไร ย่อมรู้สึกว่าตัวเองมีศักยภาพมากขึ้น และรู้สึกดีกับงานและชีวิตโดยรวมมากขึ้นด้วย

ตัดการทำงานที่เสียเวลานาน แล้วยังไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์

บริษัทจำนวนมากใช้โอกาสนี้กลับมาทบทวนว่า กำลังใช้เวลาทำงานไปกับสิ่งที่สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กรจริงหรือไม่ ชอร์เล่าว่า บริษัทหนึ่งใช้เวลามากมายกับการจัดทำจดหมายข่าว (newsletter) รายสัปดาห์ จนภายหลังพบว่า มันแทบไม่ได้สร้างประโยชน์อะไรให้บริษัทเลย

ทีมงานพบว่าพวกเขาทำจดหมายข่าวถี่เพียงเพราะ “เคยทำแบบนี้มาตลอด” ไม่ใช่เพราะ “มันสร้างผลลัพธ์ตามที่หวังไว้” ในที่สุด.. พวกเขาจึงลดความถี่ในการส่งจดหมายข่าวลง และหันไปทุ่มเทเวลาให้โปรเจกต์หรือการทำงานที่มีผลกระทบสูงกว่าแทน

การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เช่นนี้ เมื่อรวมกับการที่ทำให้พนักงานได้ “เวลาว่างเพิ่มขึ้น 1 วัน” ทำให้พนักงานเห็นคุณค่าในงานของตัวเองมากขึ้น มีแรงจูงใจในงานมากขึ้น และนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรในที่สุด

เปิดเหตุผล 4 Day work week ช่วยพนักงานมีความสุขขึ้นจริง ไม่ใช่คิดไปเอง

ชอร์ ในฐานะหัวหน้าทีมวิจัยอธิบายเพิ่มเติมว่า ความสุขของพนักงานที่เพิ่มขึ้นจากการลดชั่วโมงลงนั้น เกิดจากปัจจัยใหญ่ 2 อย่าง ได้แก่ ปัจจัยแรก พนักงานมีเวลาเพิ่มขึ้นให้กับครอบครัว เพื่อน การพักผ่อน งานอดิเรก สุขภาพ และกิจกรรมในชุมชน ฯลฯ ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้ช่วยเติมเต็มชีวิตโดยรวมได้มากขึ้น

ปัจจัยที่สอง ซึ่งสำคัญไม่แพ้กันก็คือ พนักงานมีความสุขขึ้นแม้ในขณะที่พวกเขากำลังทำงาน เพราะพวกเขารู้สึกว่าตัวเอง “มีประสิทธิภาพมากขึ้น” เมื่อทำงานในเวลาอันจำกัด และนั่นส่งผลให้พวกเขามีความสุขมากขึ้นโดยรวม

จากการเก็บข้อมูล พนักงานจำนวนมากรายงานว่า ตัวเองมีประสิทธิภาพสูงขึ้นกว่าเดิมหลังเปลี่ยนมาใช้ระบบทำงาน 4 วัน/สัปดาห์ พอรู้ว่าต้องทำงานเท่าเดิมในเวลาที่น้อยลง พวกเขาก็เริ่มค้นหาวิธีตัดงานที่ไม่จำเป็น ปรับกระบวนการทำงานให้รวดเร็วขึ้น และโฟกัสกับงานที่สำคัญจริงๆ และผลลัพธ์คือ งานก็เสร็จเร็วขึ้นจริง! แม้จะมีบางคนรู้สึกเครียดในช่วงแรกที่ต้องเร่งให้ทันเวลา แต่ถือว่าเป็นกรณียกเว้นมากกว่าปกติ

“สิ่งที่เห็นได้ชัดคือ ผู้คนรู้สึกดีขึ้น พวกเขาควบคุมทั้งงานและชีวิตได้ดีขึ้น ไม่รู้สึกเครียดมากเหมือนแต่ก่อน เมื่อเริ่มต้นสัปดาห์ในวันจันทร์ พวกเขามาทำงานด้วยความสดชื่น กระตือรือร้น และพร้อมทำงานเต็มที่ ความรู้สึกว่าตัวเองทำงานได้ดีและมีคุณภาพ ส่งผลเชิงบวกมหาศาลต่อสุขภาพจิตโดยรวม ซึ่งเป็นสิ่งที่เราคาดไม่ถึงมาก่อน” ชอร์ บอก

นักเศรษฐศาสตร์ แนะ องค์กรทำข้อตกลงใหม่ระหว่างนายจ้าง-ลูกจ้าง

ย้อนกลับไปในอดีต รูปแบบการทำงาน 5 วัน/สัปดาห์ (40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์) มีมาตั้งแต่ทศวรรษ 1940 และเป็นมาตรฐานในหลายประเทศ แต่เมื่อบริษัทเลือกให้พนักงานทำงานน้อยลงโดยไม่หักเงินเดือน มันสามารถถูกมองว่าเป็น “สวัสดิการพิเศษ” ที่สะท้อนถึงความเชื่อใจและความยืดหยุ่นจากฝั่งผู้บริหาร

ชอร์อธิบายว่า การเปลี่ยนแปลงนี้คือสัญญาณว่าฝ่ายบริหารพร้อมลดการควบคุมการใช้เวลาของพนักงาน เพื่อแลกกับสุขภาวะที่ดีขึ้นของพนักงานในระยะยาว นอกจากนี้ ระบบนี้ยังช่วยกระชับความสัมพันธ์ในทีม เพราะทุกคนต้องร่วมมือกันทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นภายในเวลาที่จำกัด

จอน ลีแลนด์ (Jon Leland) ซึ่งเคยเป็นผู้นำการทดลองระบบ 4 วันทำงานที่บริษัท Kickstarter กล่าวว่า “ระบบนี้ทำให้ทุกคนมีแรงจูงใจมากขึ้นในการปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งมันไม่ใช่เรื่องง่ายเลย เพราะมีเดิมพันสูง ไม่ใช่แค่เราจะได้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเพื่อตัวเอง แต่ยังเพื่อเพื่อนร่วมงานด้วย”

บางช่วงบางตอนของในหนังสือของ ชอร์ เน้นย้ำด้วยว่า “ความรู้สึกต้องรับผิดชอบต่อเพื่อนร่วมงานนี่แหละ คือเหตุผลที่หลายคนยอมทุ่มเทเพิ่มขึ้น ยอมละเว้นการผัดวันประกันพรุ่ง และตั้งใจทำงานมากขึ้น มันช่วยสร้างจิตวิญญาณของทีมให้แข็งแกร่งขึ้นอย่างแท้จริง” ถ้าคุณหรือองค์กรกำลังคิดจะเปลี่ยนไปสู่การทำงานสัปดาห์ละ 4 วัน บทเรียนจากกรณีศึกษานี้อาจเป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยให้ “ทำในเวลาน้อยลง แต่ได้ผลงานมากกว่าเดิม”

อ้างอิง: CNBC Make it, Real reason 4-day workweek make happy