主管想用 AI 工具讓信件看來更專業，小心弄巧成拙讓員工更不信任你
人工智慧（AI）工具如 ChatGPT 和 Gemini 普及，讓上班族寫信時更流暢有條理。但最新研究顯示，AI 工具過度使用可能會推高團隊信任度成本。
調查超過1,100名專業人士發現，雖然AI輔助使上司信件看起來更專業，但太依賴AI會侵蝕員工對管理層的信任。員工更傾向接受輕度AI輔助，當成提升效率的輔助工具，但AI開始影響語氣或內容時，員工可能認為管理者不夠真誠、懶惰或能力不足。
超過75%專業人士日常工作逐漸依賴AI，常使用ChatGPT、Gemini、Copilot或Claude等撰寫和潤飾信件。AI工具雖然頗受重用，但管理層與基層員工溝通時，是否真有幫助？
佛羅里達大學商學院安東尼·科曼（Anthony Coman）博士指出，這項研究揭示工作場所溝通矛盾之一。雖然AI使上司信件看起來很完美，但太依賴AI可能降低員工的信任感。
《國際商業溝通期刊》研究，科曼和南加州大學的彼得·卡登（Peter Cardon）博士要求專業人士評估不同AI輔助程度（低、中、高）信件，不僅評估祝賀內容，還推測寄信者形象。
研究發現，雖然AI輔助寫作現在視為高效、有效和專業，但經理層與員工互動卻有認知差距。當員工覺得經理層使用高程度AI輔助，信任度明顯下降：只有40%~52%員工認為使用高度AI的經理層真誠，低度AI信件有83%員工認為經理層頗真誠。相同的，95%員工認為低AI輔助的經理層信件很專業，但若重度依賴AI，信任度降至69%~73%。
研究顯示員工也能辨認哪些句子或整封信是否AI寫的，以此評斷上司懶惰或對下屬缺乏關心。經理層若祝賀團隊成功或激勵性文字也太依賴AI產生時，員工會認為主管不夠真誠，並質疑其領導力。
科曼指出，AI輔助寫作某些狀況可能削弱員工對經理層信任度的關鍵，包括能力和誠信。他建議，經理層用AI寫任何文字文件時，應仔細考慮類型、AI輔助度和背景。雖然AI對訊息性或例行溝通可能適合，但需要同理心、讚美、祝賀、激勵或個人回饋等人際關係訊息，最好減少AI介入。
Managers Using AI for Work Emails Risk Losing Employee Trust, Study Finds
Using AI to write work emails? Your employees may think you’re less trustworthy, study finds
（首圖來源：shutterstock）
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