職場信件潛規則！這「6大地雷」別踩 小心專業度扣分

【NOW健康 陳如頤／台北報導】職場電子郵件，是溝通的橋樑，也是專業度的展現。細節決定成敗，許多看似微小的錯誤，卻可能造成溝通誤解、影響工作效率，甚至損害個人形象。哪些是常見的NG行為？如何能避免這些隱藏的魔鬼細節，進而提升職場溝通的專業度？《Social Lab社群實驗室》本次透過《OpView社群口碑資料庫》追蹤近1年「職場信件地雷」話題的網路聲量表現，帶您了解網友熱議職場信件易犯的6大錯誤。

▲網友熱議6大職場信件地雷行為。（圖／《Social Lab社群實驗室》提供）

下班時間收到email好困擾 網友建議善用郵件排程功能

觀察近1年內網友針對「職場信件地雷行為」的相關話題討論，發現「寄信時間不恰當」廣受網友詬病。

有民眾分享同事習慣在假日或深夜發送工作郵件，即使以「不好意思假日打擾了」作為開頭，也無法減少對收件者的干擾，直言「是覺得破壞別人的假期很快樂嗎？」、「不太理解為何有人要星期日傳訊息，交待別人明天要處理的工作」。

對此，有網友建議善用郵件排程功能，表示自己「發email也會設定週一上班時間」，以免影響同事的休息時間。

手機看email的比例越來越高 「沒有重點、缺乏排版」是大忌

此外，網友普遍認為「內容冗長、缺乏重點」的信件不易閱讀，且會導致溝通效率下降。

有網友表示自己使用手機看email的比例越來越高，「長篇落落長的內容很容易讓人感到疲勞」、「一次讀一大段文字很吃力」。

針對這類討論，不少人認同「適當分段」可以增加易讀性，建議「每個段落的開頭清晰說明該段的重點」、「斷行很重要」，適當使用粗體或斜體標註關鍵字，也有助於收件者快速掌握重要訊息；不過，也有人提醒「若通篇標一堆重點，那整篇都沒有重點了」。

信件禮儀在職場中扮演溝通重要關鍵 NG行為應避免

「寫錯收件者姓名」同樣被視為應避免的疏失。許多網友分享自己收到寫錯姓名的郵件的經驗，認為這不僅顯得不專業，也可能影響合作關係，直言「把對方名字打對應該是非常基本的事才對 」。

一些常見錯誤包括拼寫錯誤、誤植對方姓名，甚至直接使用錯誤的稱謂。部分網友點出，在回覆郵件時，直接複製對方簽名檔中的姓名可以有效避免此類問題，這些細節雖然看似微不足道，卻可能影響收件者對發信人的印象，進而削弱工作上的互動與信任感。

雖然信件禮儀並非求學階段的必修課，在職場中卻是很關鍵的溝通技巧。除了上述應避免的NG行為外，發送郵件前確認用字遣詞合宜、善用CC（副本）與BCC（密件副本）並確保主旨清晰等，也都是能有效提升溝通品質的細節，讓工作更高效順利！

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