工作一團亂，先別怪運氣太差！你是把力氣花錯地方的「AC 型職員」嗎？

更新於 07月16日10:13 • 發布於 07月16日09:00 • 鳥原隆志

一次的疏失，會帶來下一次的疏失。壞事通常不會單獨發生，所以才會有「禍不單行」這種諺語。

或許有些人會認為這單純只是運氣太差，但其實在運氣的背後，存在著能夠說明一切的原理。

藉由兩套循環機制，就可以證明這個理論。簡單來說，就是 好的工作模式會帶來好的工作模式，壞的工作模式會帶來壞的工作模式。

首先，讓我們來看看有效率的工作循環機制。

工作有效率的人，以座標圖來看，必定是將心力投注在 B 象限。如此一來，A 象限的工作愈來愈少，就會有更多的時間可以投入於 B 象限，形成良性循環。隨著問題與疏失的減少，工作的成效也會愈來愈高。

相反的，手忙腳亂的工作循環模式又是怎麼產生的呢？當問題與疏失愈來愈多，不僅時間與精力會被 A 象限的工作所占據，而且一些原本不必做的 C 象限雜務工作也會增加。如此一來，就沒有多餘的時間與精力投入於 B 象限。一旦對 B 象限的工作置之不理，A 象限的麻煩事又會變得更多，陷入惡性循環。

這就是「疏失會帶來疏失」的原理。

良性循環的工作模式是從 B 象限回到 B 象限，所以可以稱之為 BB 模式。而惡性循環的工作模式則是在 A 象限和 C 象限之間來回遊走，所以可以稱之為 AC 模式。

別成為讓疏失陷入惡性循環的「AC 型職員」

我在任職於前一份工作時，也曾經陷入 AC 模式的窘境。

有一次，一名部下犯了一個非常嚴重的訂單疏失，導致公司倉庫囤積了一千箱根本賣不出去的罐裝飲料。我為了解決這個問題，一方面降低這些飲料的售價，一方面想辦法將一部分轉手讓給其它店家，可說是費盡了苦心。

但是在這段期間裡，我忙得沒有時間訂定原本應該訂定的銷售計畫，導致下錯訂單的狀況頻繁發生。

轉眼之間，公司的倉庫和配送中心堆滿了不良庫存，我必須花更多時間進行庫存管理，連帶對全店的物流狀況也造成影響，引來其它部門的抱怨。店長要求我提出庫存處分計畫書，讓我一時之間完全不知該如何是好。

為什麼會陷入這樣的局面？

當我開始把重點放在 B 象限的工作，我才明白了其中的道理。

首先，我對於教導部下「如何下訂單」這件事不夠用心，而且也沒有建立一套能夠及早發現訂單錯誤的機制。再者，我沒有為這些不良庫存調整倉庫內的擺放位置，只是隨便放在可以放得下的地方，而且沒有提早訂定處分計畫……

換句話說，那些問題之所以會發生，是因為它們遲早會發生。

如果我當初能夠確實訂定計畫，並且建立下訂單的良好機制，根本不會陷入這樣的惡性循環。

我能夠成功擺脫這個惡性循環，也是因為我開始積極進行 B 象限的工作。

我開始整理當前問題，與同事們開會討論，訂定處分計畫，並且加強訂單工作的教育訓練。

當然這並沒有讓我立即跳出 AC 狀態。但是過了大約半年之後，訂單疏失開始減少，囤積庫存的情況也跟著得到緩解。

如此一來，不僅工作效率提升了，員工們的士氣也獲得提振。

簡單來說，我是藉由穩健而踏實的施行 B 象限的工作，加上提高 B 象限的工作比例，才得以跳出惡性循環。

（本文摘自《再忙也不會出錯的精準執行力》，樂金文化）

留言 1

Jui-Ya Hsieh（瑞雅）

這小行政助理能有選擇權嗎？擺爛才可以改變命運，不擺爛十年前我是ADCB型主管強加了其他人的執照申請任務給我，就我一天能跑完，大家知道A型區間往往危及公司生死存亡的經費問題，故一天的上班時間落在任務緊急重要卻仍然有大量D型交通通勤時間，加上抱怨無果，主管就堅持讓我去做，我也不想擺爛，不然申請執照效果差，主管鐵定會派其他人去的。所以那時是ADC型，而當我回到辦公室，他們全部人好幾次異常提早下班，甚至還發生我買滷味回去請他們吃點心，自掏腰包，他們全部不在，疑似去聚餐或是提早開溜。我唯一一次打電話請其他工地支援竟然是來幫忙吃點心滷味.....無言啊！為什麼我會買東西去請他們吃呢？就是知道我離開辦公室的期間，仍然會需要他們幫忙我處理一些雜事，所以禮貌上我平時常讓他們幫忙載我參加公司活動或是在工作事物上他們有按照平時建立的規矩，讓我不用重複跟他們出現一再溝通的狀態，也就是他們至少知道把要請款的單據及時交出來，這樣我回到辦公室還可以利用責任制加班時間，做好自己的工作，隔天工作才不會延宕，也因為我一直都是這樣做工作，故他們可以及早離開，覺得我好像閒閒沒事做，我的工作累積超過三天，就是塞車會延宕更多事。

07月17日03:46