工作來了，是誰有空誰做，還是誰做得好誰做？這樣說，讓同事樂於承擔責任

接下一個專案要帶領團隊分配工作，不如想像中簡單？工作不知道該找誰做好，給了這個怕他工作壓力太大，給了那個又怕他做不出來。有時覺得不如都自己來做好了，內心卻也知道是不可能的任務。

團隊成功的重要關鍵之一，其實在於主事者如何分配、交代工作。如果不考慮其他人的工作量，一逕下命令，成員不僅容易失去工作動力，遲遲不肯著手，最終還可能無法遵照期限交出成果。如果捅出大樓子，還可能拖累整個部門的運作。

關於分配工作，暢銷書作家、商管顧問和田裕美有幾個建議：

1.依據工作的重要程度，決定要交給誰

首先判斷工作的重要性。重要的工作，不管誰手上有空檔，先交給工作完成度高的人。因為這件事，最好交給他做，所以只能希望他擠出時間來做。

溝通的時候，要強調他的經驗和技術，所以你判斷由他來執行最適合。但你也知道他很忙碌工作量很大，所以能否請他盡量試試看調整出接受這件工作的空間呢?此時也要抱著，有可能要替他做其他工作的交涉覺悟

重要度一般的工作，就交給現在最有空的人。此處的重點是，不要讓他覺得你是在叫他做雜事，所以應該分析這件工作為什麼適合由他來進行。

2.不要用「命令」，而是用「請求」的方式

分配工作的時候，不要直接說「做這個！」「下週交！」這種命令句。而是要問對方「這件工作做得來嗎？」「要不要試試看呢？」「OO號之前交可以嗎？」「現在手上還有別的工作嗎？」重點是讓對方感受到你有在考慮他的工作狀況。

另外提醒，在催促工作進度時也是如此，盡量別說「還沒做完嗎？趕快交！」，而是用「可以讓我看一下嗎？」「那件工作你開始動手了嗎？如果你還在忙別的事的話，我可以拜託其他人。」

3.交代困難的工作時，細分出應該優先處理的任務

交代比較複雜，或是你知道對他來說比較棘手的工作時，可以先把大任務拆分成小工作，告訴他應該從哪裡開始進行。比如，要請成員提一個企畫時，不能只說「提一個關於OO的企畫」，而是說「請提一個關於OO的企畫。首先應該先定位目標客戶，明天先就這部份提出結果。」

4.規畫工作時程時，也要預留修改的時間

比如一般預想的工作進度，可能是我做第一部分，A做第二部分，B做第三部分，我繼續第四部分的總結。

這種理想的狀況實際上很少發生，為了讓整體的品質一致，通常都需要預留調整的時間。所以進程應該調整為，我做第一部分，A做第二部分，交給我調整，B做第二部分，再交給我調整，我最後總結。就算本來有各自的工作， 身為主事者必須要有為最終品質負責的自覺，預留修繕的時間，把整合視為自己的工作，交出符合期待的成果。

如果你也在分配任務、帶領團隊時遇到瓶頸，想更有系統地掌握交辦與管理的方法，《經理人》推出的「成為傑出主管的第一課」線上課及《新手主管實戰練習範本》模板，提供完整的工具與話術，幫助新手主管快速累積帶人核心技能，發揮真正的領導潛力。

編譯自《Associé》2017.05.10

延伸閱讀

別再批評部屬工作效率差！MUJI 前會長：主管指派任務時，要講清楚「這件事」
「管理的方法，都是部屬教我的！」兩位CEO的親身體悟
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知