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理財

不要只會設目標!執行力 5 大關鍵,讓你不再紙上談兵

哈佛商業評論

更新於 04月30日09:15 • 發布於 04月25日09:14 • 《哈佛商業評論》全球繁體中文版編輯部

你是否也有過類似的經驗?年初為自己設定今年要達成的目標,也對達成這些目標充滿希望與熱情,但年底回顧時,卻發現真正實現的目標寥寥無幾,最終只能以一句無奈的「計畫趕不上變化」草草收場。

這種執行力低落的情況,就像廚師精心規畫一場盛宴,最後卻只端上一兩道菜,或是把每道菜做得七零八落,讓客人嚴重懷疑他的能力。

《哈佛商業評論》帶你深入了解執行力的真諦,拆解它的關鍵要素,並從我們豐富的知識庫中,萃取出一系列具體可行的方法,讓你提升執行力,不再「紙上談兵」。

什麼是執行力?

執行力,簡單來說,就是將決策或計畫轉化為實際行動,並達成預期成果的能力。它不僅僅是「把事情做完」而已,更包含著堅持不懈、有效率地達成目標。

如果我們仔細拆解執行力,可以發現它至少包含5個關鍵要素:

  • 熱情與決心:對目標充滿熱情與不輕易放棄,也就是所謂的恆毅力,是執行力的根本。在面對挑戰和挫折時,具有恆毅力的人能夠堅持到底,持續朝著目標邁進。一般來說,恆毅力的有無,可以預測你能否成功達成高難度的目標。
  • 專注:執行力強大的人都知道,在雜事纏身的情況下,還能保持專注,是達成目標非常重要的條件。他們會排除不必要的干擾,將有限的心力投入到他們的目標上。
  • 效率:在期限內完成任務或目標,不代表你有執行力。把時間和資源做最有效率的利用,才是執行力的關鍵。這涉及到時間管理、任務規畫、流程改善等等不同的方面。
  • 紀律:有執行力的人能夠抵抗誘惑、克服惰性,堅定朝目標前進。它不是僵化的規則,而是為了實現目標而採取的自我管理方式。如果缺乏紀律,很容易迷失方向,被各種內在天性、外在環境所牽絆,最後偏離原始目標。
  • 應變能力:在邁向目標的過程中,你會遇到各種層出不窮的突發事件。執行力強大的人往往具備靈活應變的能力,能夠根據環境的變化調整行動,化危機為轉機。
執行力的5個關鍵要素

提升執行力的具體方法

既然我們已經了解執行力的5大關鍵要素,接下來,我們針對每一個關鍵要素,提供具體可行的方法,幫助你提升執行力。

1. 提升熱情與決心

擁有高度的熱情與堅定的決心,是克服執行力低落的關鍵。

首先,你可以務實設定目標。不要設定太多或太大的目標,避免陷入分身乏術或是止步不前的困境,最終喪失熱情與決心。從數量來說,你設定的目標一次不要超過3個;從困難度來說,目標要有挑戰性,但不是難以實現。而且這些目標對你個人來說也要具體、有意義。

例如,你的專案完成率如果現在只有50%,與其替自己設下一個太過艱難的目標「3個月內提升至100%」,不如設定為「在3個月內提升到70%」。

你可以運用BRIDGE六大步驟,來設定一個具體目標:先腦力激盪(brainstorm),想想所有相關的層面;思考你的人生或職涯在前進時需要或不需要哪些關係(relationships);思考你要對自己做什麼投資(investments);找出有哪些因素會影響你的決策(decisions);確定自己是否有恆毅力(grit);界定你要達成的卓越(excellence)是什麼。

其次,公開承諾你的目標,並建立支持系統。將你的目標告訴重要的人,像是你的主管、同事、下屬、親朋好友,讓他們來監督並支持你達成目標。

例如,如果你設定要學習一項新技能,就將這個目標告訴你的同事,並請他們在你遇到困難時提供幫助或建議。

2. 提升專注

不論你是在工作還是日常生活,干擾隨時都會出現,讓你分心,降低你的執行力。以下方法可以幫助你提升專注:

首先,運用優先順序矩陣,找出任務的重要性與緊急性。你可以將待辦事項根據「重要性」和「緊急性」兩個維度進行分類,優先處理「既重要又緊急」的任務;為「重要但不緊急」的任務安排具體的執行時間;把「緊急但不重要」的任務分給別人做;對於「不重要也不緊急」的任務,你要果斷捨棄、延後或是用最少的時間快速完成。

其次,建立批次處理習慣,減少不必要的切換。不要養成隨時查看訊息和電子郵件的習慣,而是安排固定時段,集中處理這些事情。頻繁的切換事情會明顯降低生產力。相反地,如果進入所謂的「心流狀態」,生產力會增加多達5倍。

例如,你可以設定每天上午和下午各一個時段(例如30分鐘)專門處理郵件和訊息,其餘時間則專注做更重要的工作。

3. 提升效率

提高工作效率能夠讓你在有限的時間內創造更大的價值。以下方法可以幫助你提升效率:

首先,以終為始,並優先處理耗時的關鍵任務。在安排工作時,先從終點開始,逆向回推需要完成哪些步驟,然後優先處理那些需要較多時間才能完成的關鍵步驟。

例如,在制定一個新產品的上市計畫時,首先考慮最終的上市日期和預期效果,然後逆向推算出需要多久的研發、生產、行銷準備時間,並優先安排這些耗時的環節。就像是餐廳廚師在準備客人餐點時,會先燉煮需要時間才能入味的湯,然後在燉煮的同時煎牛排、做沙拉。

其次,有效授權,將自己沒有比較優勢的事情交給其他人做。專注做你最擅長、也比別人做得更好的工作,並將其他事情授權給別人來執行,不僅可以提高你完成任務的效率,還能增加團隊的整體效率,培養團隊成員的能力。但要注意,授權並非放任不管,你還是要建立一套有效的追蹤和回饋機制,即時了解其他人的進展,並蒐集其他人針對執行情況提供的回饋意見。

再者,不開沒有效果的會議,確保會議目標明確、議程清晰、時間控制得當。在召開會議前,你要先確定這次會議的類型和目標。例如,是為了做出決策、傳遞訊息、討論問題,還是報告進度?然後根據不同類型做好準備。

然後,在會議開始時重申會議的目標和時程安排。在會議過程中,引導大家聚焦於主題,避免陷入漫無邊際的討論。會議結束時,務必要確定可以採取的後續行動、指派負責人、指定完成期限。盡量減少不必要的會議,並考慮使用郵件、Line、Teams等非同步工具來溝通協調,取代一部分的會議。

4. 提升紀律

紀律並非一蹴可幾,而是一個循序漸進、不斷練習的過程。以下方法可以幫助提升紀律:

首先,從小處著手,鍛鍊自己的「心智肌肉」。研究顯示,就算是常常提醒自己坐姿端正,也能訓練自己的紀律。這種小小的練習只要持之以恆,就能成為幾乎不用思考就能完成的行為,也就是所謂的「習慣」。而紀律就會從這些習慣誕生。

其次,持續監測進度。就像賽跑選手,訓練時會紀錄自己每次跑步的時間,你在培養紀律時,也需要持續監測每一次的時間、狀態,以及成功與否。你可以利用手機app、日記、甚至是簡單的筆記本,來記錄這些資訊。記錄得愈頻繁,就愈能維持正軌。甚至還可以像前面提到的建議,請親朋好友協助監督,增加外部的約束力。

5. 提升應變能力

在快速變化的環境中,靈活應變是執行力的關鍵。以下方法可以幫助你提升應變能力:

首先,定期檢視和調整計畫,保持彈性。不要將計畫視為一成不變的教條,而是要根據執行狀況、環境的變化,即時調整計畫。就像拿破崙說的,「沒有一場成功的戰役是按照當初的計畫進行。」因此,你要保持彈性,讓自己有足夠的調整空間。

其次,敏銳察覺「悄聲警告」事件,防微杜漸。留意那些一開始看似微小,但未來可能發展成重大問題的事件。例如,團隊成員的私下抱怨、競爭對手的出現等。你要培養找出這些「悄聲警告」的能力,及早採取行動,避免小問題演變成大危機。

再者,定期與團隊成員開會聽取他們的意見,並且不斷蒐集市場、顧客、競爭對手的相關資訊。這樣你才能在環境出現或即將出現變化時,有底氣迅速調整計畫,為自己、也為團隊創造價值。

結論

提升執行力是一項持續精進的過程,它需要熱情與決心、高度的專注、卓越的效率,以及靈活的應變能力。只要你努力培養這些關鍵要素,並運用本文提供的具體方法,就能有效提升自己的執行力,將美好的藍圖轉化為真實的成果。

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