好多專案擠在一起，如何同時掌握進度？5 個技巧讓你兼顧速度與品質！

更新於 05月25日08:29 • 發布於 05月20日00:00 • 原弘始

快速著手和有效率的行動是兩回事。 為了避免每天被大量的工作壓得喘不過氣、疲於奔命，只是漫無計畫、只求快速的處理眼前事物並不是好辦法。我自己也曾多次陷入不知從何開始的窘境。

這時，關鍵就在掌控「多重時間軸」。

專案、任務、經營；自己、團隊成員、客戶；長期、中期、短期。在執行工作的過程中，其實有許多不同的時間軸。若能適當的分類、管理，並制定相應的計畫，就能減少浪費和重複作業，安心發揮急性子的行動力。

以下我將介紹一些我在日常生活中，使用的各種時間軸類型和工具：

1. 使用試算表掌控中期專案

製作一個以日期為橫軸、專案為縱軸，涵蓋半年左右的行事曆，並根據負責成員，以不同顏色標記每個人在各專案參與的時間。雖然這個方法較粗略、籠統，但足以掌握工作量和人員空檔。 由於所有成員都能共享此表，易於了解彼此的工作狀況，因此有助於專案的人力分配。

•　易於調整專案的重疊情況。
•　可兼顧成員的行程安排，避免過度負荷。
•　可根據成員擅長的技能調整工作內容。
•　可預知新專案大約從何時可以開始著手。

2. 使用 Backlog 管理各專案的進度

使用管理工具 Backlog 針對每個專案建立時間軸，將工作細分並以甘特圖（Gantt chart，按：一種用來顯示專案進度，以時間為橫軸的條狀圖）進行管理。此外，由於 Backlog 可以連結 Slack 等即時通訊工具，因此，若在通訊軟體中建立與專案名稱相同的討論串，在 Backlog 更新的進度就會同步顯示在通訊軟體上。

•　可共享任務進度，防止遺漏。
•　可促進成員之間的溝通。
•　可在掌握全局後再開始作業。
•　可隨時確認目前和接下來應做的工作。